Praxisoptimierung: Digitale Materialbeschaffung in der Zahnarztpraxis

Materialeinkauf und Lagerführung gehören zu den wesentlichen Grundaufgaben in jeder Praxis, werden aber nur selten überprüft oder optimiert. Leider – denn moderne digitale Warenwirtschaftssysteme verhelfen Zahnarztpraxen zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis.

1. Praxisbedarf ermitteln: analog vs. digital

Praxen, die über keine digitale Warenwirtschaft verfügen, erledigen den Materialeinkauf meist per Fax bzw. Telefon oder über die Webseiten verschiedener Händler und Depots. Um zu ermitteln, was nachbestellt werden muss, werden häufig spontane Lagerrundgänge eingeschoben oder die Bestände stichprobenartig geprüft.

Praxen, die zur Bedarfsermittlung mit Kanban-Karten arbeiten, sammeln bis zum Bestelltag die Materialbegleitkarten aller ausgegangenen Produkte.

In beiden Fällen birgt die manuelle Bestandsprüfung Gefahren:

• Karten gehen verloren oder werden falsch eingeordnet,
• fehlendes Material wird übersehen,
• das Team verliert Zeit durch Bestandsprüfungen,
• und es herrschen immer wieder unklare Bestände.

Dank standardisierter und automatisierter Prozesse ist ein digitales Warenwirtschaftssystem im direkten Vergleich deutlich effizienter und bietet weniger Raum für Fehler. Für eine intelligente Bestandskontrolle eignet sich z. B. die Materialwirtschaft Wawibox Pro.

Die Wawibox Pro bietet folgende Vorteile gegenüber analogen Formen der Bestandsprüfung:

• alle ein- und ausgelagerten Materialien werden in Echtzeit erfasst,
• automatische Bestellerinnerungen warnen vor ausgehenden Beständen,
• benötigte Ware lässt sich direkt im System für die nächste Bestellung vormerken,
• Lagerbestände und Bestellbedarf bleiben zu jeder Zeit übersichtlich.

2. Finanzielle und zeitliche Entlastung durch digitale Einkaufsunterstützung

Die Bestandsprüfung ist bekanntermaßen nur der erste Schritt im Beschaffungszyklus für Dentalmaterial und die Voraussetzung zur Bestimmung benötigter Artikel und sinnvoller Einkaufsmengen. An die Bedarfsermittlung schließt die Materialbestellung an – klassischerweise bei einigen wenigen Depots und Lieferanten, mit denen die Praxis schon lange zusammenarbeitet.

Häufig etabliert sich im Laufe der Zeit eine „natürlich gewachsene“ Bestellroutine, die nur selten hinterfragt und auf Optimierungsmöglichkeiten untersucht wird.

Eine solche Bestellroutine ist mit verschiedenen Problemen behaftet:

• stimmt die Bedarfsdokumentation und Mengenplanung nicht, kann es zu vergessenen Bestellungen kommen,
• Nachbestellungen per Expresslieferung wiederum verursachen ärgerliche Zusatzkosten,
• normalerweise muss jeder Händler für die Bestellung einzeln kontaktiert werden, was den zeitlichen Aufwand erhöht,
• und auch für einen gründlichen Preisvergleich unterschiedlicher Anbieter fehlt im Tagesgeschäft häufig die Zeit.

Moderne Warenwirtschaftssysteme helfen Ihnen an dieser Stelle, wertvolle zeitliche und finanzielle Ressourcen freizulegen. So ist bei der Wawibox Pro der Materialeinkauf direkt mit der Lagerverwaltung und Bedarfsermittlung verbunden, wodurch das System gleichzeitig als intelligente Bestellplattform fungiert.

Ein derartiges Komplettsystem bietet zahlreiche Vorteile:

• alle Materialbestellungen lassen sich direkt über ein einziges System abschließen,
• durch einen integrierten Preisvergleich sind die aktuell günstigsten Angebote für die gesuchten Produkte sofort auf einen Blick erkennbar,
• individuelle Konditionen können im System hinterlegt werden und werden beim Preisvergleich automatisch berücksichtigt,
• und bereits in der Vergangenheit bestellte oder durch automatische Warnmeldungen hervorgehobene Produkte können besonders schnell nachgeordert werden – ganz ohne Verwechslungsgefahr.

3. Kompletter Durchblick im Lager – durch eine lückenlose Bestandserfassung

Für eine effiziente und wirtschaftliche Lagerführung ist eine vollständige und korrekte Erfassung aller vorhandener Verbrauchsmaterialien notwendig. In der Praxis kommen zu diesem Zweck häufig Inventarlisten in Excel-Form oder spezielle Programme zum Einsatz, die händisch gepflegt werden müssen.

Das Bestandsverzeichnis auf diese Weise up-to-date zu halten, ist mit einigen Herausforderungen verbunden:

• oft liegt die Datei bzw. das Programm auf einem einzelnen PC ab, auf den in der Eile nicht immer direkt zugegriffen werden kann,
• beim manuellen Eintragen bzw. Nachtragen kommt es nicht selten zu Fehlern – z. B. durch Missverständnisse in der Team-Kommunikation,
• in der Regel beschränkt sich die händische Dokumentation lediglich auf Produktmengen – andere Informationen wie vorhandene Haltbarkeitsdaten oder Chargennummern werden nicht erfasst,
• und falsch dokumentierte Bestände verfälschen die tatsächlichen Verbrauchswerte und erschweren dadurch das Festlegen sinnvoller Lager- und Bestellmengen.

Eine gründliche Dokumentation aller eingehenden und zum Verbrauch aus den Lagerregalen entnommenen Materialien erfordert normalerweise also erhebliche Aufwände und ist zudem durchaus fehlerbehaftet.

Ein digitales Materialwirtschaftssystem wie Wawibox Pro kann genau an dieser Stelle seine größte Stärke ausspielen und für willkommene Entlastung sorgen:

• die Bestandserfassung erfolgt durch einfaches Ein- und Ausscannen der Ware,
• die Lagermengen bleiben immer auf dem aktuellsten Stand und können zu jeder Zeit von jedem internetfähigen Gerät aus kontrolliert werden,
• dank intelligenter Verfallsdaten-Funktion warnt das System automatisch davor, wenn ein Material entnommen wird, von dem noch eine weitere, eher zu verbrauchende Packung vorrätig ist,
• bei Wareneingang können Chargennummern einfach in das System übernommen und später für die Erstellung von Chargenetiketten und -listen genutzt werden,
• und durch ein spezielles Statistik-Tool lassen sich Verbrauchswerte für beliebige Produkte und Zeiträume untersuchen, was auch der Kostenanalyse und Budgetplanung zugutekommt.

Bereits mehrere tausend Zahnarztpraxen in der DACH-Region vertrauen auf die Softwarelösung Wawibox Pro für eine intuitive und einfache Lösung aller Prozesse rund um die Bedarfsermittlung, den Materialeinkauf und die Lagerverwaltung. Mehr Informationen finden Sie hier.

Über Wawibox: 
Wawibox steht für die Digitalisierung der Warenwirtschaft in Zahnarztpraxen und Dentallaboren. Der Preisvergleich wawibox.de schafft durch den kostenlosen Vergleich von mehr als 2 Millionen Preisen hohe Markttransparenz für über 250.000 Dentalartikel. Bei der Online-Materialverwaltung Wawibox Pro wird der Materialeinkauf durch ein unabhängiges und intuitives System für die komplette, professionelle Lagerverwaltung ergänzt.