Einfaches QM mit medikit in der Kleinpraxis Hager
Das Team der Zahnarztpraxis Andreas Hager hat verschiedene Programme für Qualitäts-, Hygiene- und Reparaturmanagement ausprobiert. Mit medikit ist es endlich gelungen, alle relevanten Prozesse auf einer Plattform zu vereinen, die 7 Mitarbeiter*innen aktiv einzubinden und dem Inhaber eine hervorragende Qualitätssicherheit zu geben.
Der Ordner “Professionelles Management” steht heute noch im Schrank hinter Andreas Hagers Schreibtisch. Das systematische Organisieren einer Zahnarztpraxis ist für den gelernten Zahntechniker und Zahnarzt seit dem Tag der Praxisübernahme vor gut 20 Jahren ein ständiges Thema. Gleichzeitig gilt es aber gerade in kleineren Betrieben, die Kirche im Dorf zu lassen und die Mitarbeiter*innen nicht mit Theorie und Bürokratie zu erdrücken.
Andreas Hager und sein kleines, eingespieltes Team haben einige Ansätze zu QM & Co. ausprobiert und beispielsweise spezielle Software in Betrieb genommen oder gezielt Management-Systeme eingeführt. Leider wurde es aber trotz angemessener Anstrengungen nie richtig fertig: Die Systeme blieben isolierte Einzellösungen und wurden nicht gepflegt. Der Aufwand war sehr hoch, der Nutzen wollte sich dagegen nicht so recht einstellen. Dementsprechend waren Motivation und Akzeptanz bei den Beteiligten gering. Es wurde einfach nichts “Ganzes”. Mit medikit hat man diese Herausforderungen nun gelöst:
Effizientere Kommunikation
Die Kommunikationskultur hat angesichts der Teamgröße von der Nutzung von medikit überraschend stark profitiert. Im Praxisalltag nahmen relativ banale Kommunikationsinhalte wie die Abwicklung von Reparaturaufträgen im Verhältnis zu ihrer Bedeutung übermäßig viel Raum ein. Nachdem es gelungen war, vor allem die Themen, für die eine persönliche Unterhaltung nicht notwendig ist, durch automatisierte Prozesse wie wiederholende Aufgaben und Checklisten ins medikit zu verlagern, blieb tatsächlich mehr Zeit für die wichtigen Unterhaltungen.
Ein weiterer positiver Aspekt ist die Möglichkeit, sich zeitversetzt mit Inhalten auseinander zu setzen. So werden beispielsweise Themen für die regelmäßigen Teamsitzungen im Vorfeld über das Ideen-Tool im medikit gesammelt. Die Kollegen kommen damit schon vorbereitet und eingestimmt in das Meeting. Die Produktivität dieser Sitzungen konnte damit nochmal spürbar gesteigert werden.
Cloudbasiertes Arbeiten
Obwohl der erste Eindruck von medikit, einer modernen, Cloud-basierten Software, positiv war, waren sie erst unsicher. Welche Vorteile hat es eine Software zu mieten und keine Besitzansprüche zu haben?
Die anhaltenden, täglichen Herausforderungen im Praxisalltag haben das Thema aber nicht zur Ruhe kommen lassen. Die Chance, das ganzen Einzelstückwerk zusammenzufassen und nicht mehr einen ohnehin nie genutzten Ordner für jedes Thema (QM, Hygiene, Reparaturen etc.) zu haben war zu verlockend.
„medikit bringt mir die totale Entspannung: Alle relevanten Themen rund um QM & Co. laufen auf einer Plattform zusammen, nichts wird mehr vergessen und personelle Ausfälle lösen kein Chaos mehr aus.“ - Andreas Hager - Inhaber
Kostenlose Testphase
Ein entscheidender Aspekt war die kostenlose 30-tägige Testphase von medikit. Das Team hatte zu Anfang der Testphase unterschiedliche Meinungen zu der Innovation: Einige waren hellauf begeistert ob der neuen Möglichkeiten. Andere waren vorsichtig skeptisch.
Diese Bedenken konnten mit Inbetriebnahme des medikit für die Praxis rasch zerstreut werden. Die Nutzung der Smartphone-App ist gänzlich freiwillig. Zusätzlich ist die Browserversion für alle Mitarbeiter*innen in der Praxis zugänglich. Die Bedenken, ob man nicht zu klein sei für eine solche Anwendung haben sich auch schnell aufgelöst: Der Bedarf einer effektiven Dokumentation der praxisinternen Vorgaben im digitalen Handbuch sowie einer Standardisierung der Prozesse, z.B. Fehlermanagement, sind von der Betriebsgröße gänzlich unabhängig und konnten vom ersten Tag an ihren Mehrwert entfalten.
Die Testphase verlief entsprechend erfolgreich. Mit medikit konnten alle wichtigen Inhalte auf einer sehr einfach zu bedienenden Oberfläche zusammengefasst werden und jeder hat darauf Zugriff – was sich umgehend in einer regen Nutzung wieder spiegelte.
„Mit medikit entsteht endlich eine Dokumentation, die wirklich genutzt wird. Das Beste dabei ist, dass ich nicht alles alleine machen muss, sondern wir können als Team gemeinsam an den Inhalten arbeiten.“ - Susanne Rambeaud, Verwaltung, Praxismanagement und Patientenberatung
Mit medikit wurden in kürzester Zeit 800 digitale Wissensartikel erstellt – ein verblüffender Spitzenwert, der manche Großpraxis in den Schatten stellt. Daran lässt sich erkennen, dass systematisches Wissensmanagement nicht von der Betriebsgröße abhängig ist.
Nach gerade einmal 3 Monaten ist medikit aus dem Praxisalltag nicht mehr wegzudenken. Die hilfreichen Funktionen in Verbindung mit dem anhaltenden Engagement des kompakten Teams ermöglichen ein QM- und Praxisorganisations-System aus einem Guss.
Sicherheit durch Dokumentation und Automatisierung
Der vielleicht wichtigste Aspekt für Andreas Hager ist das wahrgenommene Gefühl von Sicherheit und prozessualer Kontrolle. Aufgaben, wie für den halbjährlich fälligen Filterwechsel des Kompressors im Keller, werden einmalig angelegt und dann automatisch wiederholt bzw. erinnert.
Ein weiteres Thema, das den unternehmerischen Praxisinhaber beschäftigte, war die Gefahr eines Ausfalls von Leistungsträgern. Der geregelte Betrieb war zur Gänze von den zentralen Kolleg*innen abhängig, welche sehr detailliertes, aber größtenteils undokumentiertes Prozesswissen hatten. Bei einem Ausfall hätte niemand mehr einen Überblick. Durch die systematische Dokumentation der wichtigsten Abläufe konnte diese Abhängigkeit deutlich reduziert werden.
Du willst die Abläufe in deiner Praxis effizienter machen? Hier erfährst du mehr über medikit.