Materialverwaltung in der Zahnarztpraxis: Welche Methoden gibt es?
Serviceredaktion D&WViele ZahnärztInnen und Praxisteams wünschen sich einen besseren Workflow rund um die Nachbestellung ihres Verbrauchsmaterials. Welche Methoden gibt es und welche Lösung passt in welche Praxis?
Der Status Quo in Sachen Bedarfsermittlung in Praxen sieht oft so aus: Ständige Inventuren am Materialschrank, um zu sehen, was noch da ist. Eilige Nachbestellungen, weil Produkte unbemerkt ausgegangen sind. Regelmäßige Entsorgungen von abgelaufenem Material, das aus den Tiefen des Lagers aufgetaucht ist und auf Grund überschrittener MHD nicht mehr verwendet werden kann. Die Fehlerquellen sind hoch und am Ende kosten diese dann auch noch teures Geld. Und Zeit und Nerven. Verschiedene Lösungsansätze für eine verbesserte Materialverwaltung gibt es viele. Von der barcodegestützten Software, über Nachbestellhilfen im Lager bis hin zum handschriftlichen Bestellbuch.
Handgeführte Material- und Bestelllisten
Eine in vielen Praxen nach wie vor gängige Methode ist das Bestellmanagement über handgeführte Listen, Bücher oder Notizzettel. Anhand regelmäßiger und zeitintensiver Inventuren am Lagerort wird ausgehendes Material identifiziert und früher oder später für die nächste Bestellung notiert. Steht die Bestellung an, müssen im schlimmsten Fall mehrere Handschriften verschiedener Teammitglieder Position für Position entziffert und für die Bestellung übernommen werden.
Der Pflegeaufwand ist hoch. Sei es durch die regelmäßig nötigen Inventuren oder durch Fehlbestellungen, auf Grund vergessener Positionen oder verwechselten Produkten.
Nachbestellhilfen (Visuelle Markierungen, Etiketten oder Markierungen)
Eine weitere Möglichkeit, Materialbestände zu verwalten sind Nachbestellhilfen. Diese Methode lässt sich unkompliziert und mit wenig Aufwand in der Zahnarztpraxis nutzen und sorgt dafür, dass immer ausreichend Material im Lager ist.
Dabei werden Nachbestellhilfen in Form von Materialbegleitkarten oder Barcodes direkt bei den Produkten im Lager angebracht. Neue Materialien werden auf Sicht bestellt, wenn ein Bestand zur Neige geht.
So funktioniert die Methode in der Praxis – ein Beispiel:
Sie möchten, dass Sie immer mindestens 5 Packungen Handschuhe vorrätig haben. Dies entspricht Ihrem Mindestbestand. Dann platzieren Sie ein Kärtchen mit Produktinformationen wie Artikelbezeichnung, Herstellernummer und Mindestbestand vor der fünften Packung. Wird die sechstletzte Packung entnommen fällt Ihnen das Kärtchen in den Blick und Sie wissen, es ist Zeit nachzubestellen. Für die Nachbestellung entnehmen Sie die Karte, übernehmen die darauf stehenden Produktinformationen für den Einkauf. Sobald die neue Ware eintrifft, wird die Karte samt neuer Ware wieder an ihrem Platz im Lager einsortiert.
Wer sein Material online bestellt, kann diese Methode auch mit Barcodes verwenden. Dazu werden Klebeetiketten oder Lagerkarten mit Barcodes bedruckt und als visuelle Markierung nach gleichem Vorgehen wie oben im Lager angebracht. Die Barcodes können per Scanner oder Smartphone erfasst und die Bestellung anschließend am PC weiterverarbeitet werden. Diese Methode ist mit relativ geringem Aufwand in der Praxis umzusetzen und verringert das Fehlerrisiko deutlich.
Digitale bestandsgeführte Lagerverwaltung
Softwarelösungen ermöglichen präzisen Überblick und die Kontrolle von Materialbeständen. Warenzugänge und Entnahmen werden pro Artikel digital festgehalten. Materialbewegungen können beispielsweise per Barcode-Scan dokumentiert werden. Bei modernen Systemen können zusätzlich Chargen MDR-konform direkt beim Material hinterlegt werden. Automatische Erinnerungen werden aktiviert, wenn Meldebestände erreicht werden oder Material abläuft.
Das gibt nicht nur Planungssicherheit, sondern erleichtert auch den Bestellvorgang und ermöglicht eine zeitnahe und schnelle Nachbestellung. Im Idealfall ist die Lagersoftware an ein Preisvergleichs- und Bestellportal für Dentalprodukte (z. B. AERA-Online) angebunden, damit ausgehendes Material direkt und kostengünstig nachbestellt werden kann. In der Theorie ist die digitale Lagerverwaltung die effizienteste Möglichkeit, das Material zu verwalten. In der Praxis ist sie aber gerade zu Beginn zeitintensiv: Anfangsinventuren und Artikelkonfigurationen sind für den Start essenziell. Und in der dauerhaften Pflege ist Disziplin vom ganzen Praxisteam gefordert, sonst sind Fehler vorprogrammiert.
Fazit
Damit im hektischen Praxisalltag die Versorgung mit dem passenden Material sichergestellt werden kann, ist ein durchdachter Workflow wichtig. Dieser sollte sich an den Bedürfnissen und Anforderungen der Praxis, an ihrer Größe und an ihren organisatorischen Abläufen orientieren. Der Workflow muss sich für das gesamte Praxisteam als praktikabel in der Anwendung erweisen, Fehlerquellen minimieren und zeit- und kosteneffizient umzusetzen sein. Zuletzt gilt aber: Materialverwaltungs-Methoden mögen noch so ausgefeilt sein – am Ende funktionieren sie nur so gut, wie die Person, die sie anwendet. Keine konsequente Umsetzung, kein verbesserter Workflow!
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