Was verändert sich bei der Abrechnung durch die Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA)
D&W RedaktionIn diesem Artikel möchte Abrechungsexpertin Marlis Lafrentz Sie über die Veränderungen durch die Einführung der elektronischen Patientenakte (ePA) informieren, Ihnen dabei helfen, sich optimal darauf vorzubereiten und mögliche Abrechnungspositionen aufzeigen.
Die ePA ist nach ihrer Gesetzesdefinition eine versichertengeführte Akte in der Telematikinfrastruktur. Laut Paragraf 341 SGB V soll sie „Informationen, insbesondere zu Befunden, Diagnosen, durchgeführten und geplanten Therapiemaßnahmen sowie zu Behandlungsberichten“ enthalten.
Zahnärztliche Praxen betreffen daher hauptsächlich Laborbefunde (histologische Befunde), Röntgenbilder, Diagnostik und eigene Befunde sowie verordnete Medikamente. Auch die eAU und Arztbriefe sollen eingestellt werden. Patienten können sich auf Wunsch weitere Daten, wie z. B. eine Kopie der Behandlungsdokumentation, Vorsorgevollmachten etc. einstellen bzw. einstellen lassen.
Was steht in der ePA?
Für Sie als Zahnarztpraxis sind vor allem folgende Inhalte relevant:
Laborbefunde (histologische Befunde)
Röntgenbilder
Diagnostik und eigene Befunde
verordnete Medikamente
eAU und Arztbriefe
Bonusheft
Vorteile der elektronischen Patientenakte für Zahnarztpraxen
Für Sie als Zahnarztpraxis bietet sie viele Vorteile. Die neue ePA wird alle wichtigen medizinischen Gesundheitsdaten (bspw. Vorerkrankungen, Befunde, Diagnosen) und Informationen (bspw. Medikationspläne, Therapiemaßnahmen) enthalten, die von ZahnärztInnen und anderen Gesundheitsberufen eingestellt und eingesehen werden können.
Die Pilotphase begann zum 15. Januar 2025 in Franken, Hamburg und in Teilen Nordrhein-Westfalens. Wenn die Testphase erfolgreich verläuft, soll voraussichtlich ab März oder April 2025 die Nutzung der ePA bundesweit verpflichtend eingeführt werden. Das heißt, ab diesem Zeitpunkt sind Arzt- und Zahnarztpraxen dazu verpflichtet, die ePA zu verwenden und mit entsprechenden Patientendaten zu hinterlegen. Um die ePA nutzen zu können, muss Ihre Praxis an die Telematik (TI) angeschlossen sein und Ihre Praxisverwaltungssoftware (PVS) das Modul für die ePA freigeschaltet haben. Stellen Sie rechtzeitig sicher, dass diese technischen Voraussetzungen erfüllt sind, um die bevorstehenden Fristen einzuhalten.
ePA: Informationspflichten für Zahnärztinnen und Zahnärzte seit 2025
Seit Beginn des neuen Jahres 2025 sind Sie als Zahnärztin oder Zahnarzt dazu verpflichtet, Ihre PatientInnen beim Besuch der Praxis über den Umfang der ePA zu informieren:
Das Recht der Patienten auf Befüllung der Akte.
Welche Daten in der ePA gespeichert werden können.
Der Hinweis, dass PatientInnen der Nutzung einzelner Daten oder der gesamten ePA widersprechen können.
Die Einwilligung des Patienten zur Nutzung der ePA muss in der PVS dokumentiert werden. Verweigert der Patient die Übermittlung eines Befundes in die ePA, so müssen Sie dies ebenso in Ihrer PVS dokumentieren.
Ablauf
Nach dem Roll-Out gilt:
eGK einlesen
Einsichtnahme in die ePA
relevante Daten in die PVS übertragen
Patient aufklären
entsprechende Dokumentation in der PVS
ggf. Befunde in die ePA übertragen
Relevante Befunde in die PVS übertragen
Durch das Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) der Patienten erhält die Praxis automatisch einen 90-tägigen Zugriff auf die ePA. Innerhalb dieses Zeitraumes können Sie auf relevante Daten zugreifen und diese in Ihre Praxisverwaltungssoftware übernehmen.
Das heißt, bei jedem Besuch eines Patienten sollte in der ePA nach relevanten Befunden gesucht und in die PVS übertragen werden. Wir empfehlen Ihnen dies in Ihrer Behandlungsdokumentation zu vermerken.
Auch die Krankenkassen sollen Ihre Abrechnungsdaten in die ePA einstellen. Patienten können diese Daten dann einsehen und gegebenenfalls Korrekturen verlangen. Für Sie als Praxis hat dies vorerst keine direkten Auswirkungen, jedoch sollten Sie auf eine präzise Dokumentation und Abrechnung achten. Patienten könnten zukünftig vermehrt Abrechnungspositionen- bzw. Befunde/Codierungen hinterfragen und Erklärungen anfordern.
Abrechnung von Erstbefüllung und Aktualisierung einer ePA
Für die Erstbefüllung und Aktualisierung einer ePA können Zahnarztpraxen folgende Abrechnungspositionen in Ansatz bringen:
ePA1 – Erstbefüllung einer elektronischen Patientenakte: ca. 5,03 Euro (4 Punkte)
ePA2 – Aktualisierung einer elektronischen Patientenakte: ca. 2,51 Euro (2 Punkte)
Abrechnung
Hier ist zu beachten:
Die Gebühr für die Erstbefüllung darf nur berechnet werden, wenn in der ePA noch keine Inhalte enthalten sind. Sofern bereits Eintragungen (z. B. vom Hausarzt o. ä.) vorgenommen wurden, ist nur noch die Gebühr für die Aktualisierung berechnungsfähig!
Mund-, Kiefer und Gesichtschirurgen mit ärztlicher Zulassung können nachstehende Abrechnungsposition in Ansatz bringen:
01648 – Erstbefüllung einer elektronischen Patientenakte – 11,03 Euro
01647 – Aktualisierung einer elektronischen Patientenakte – 1,86 Euro
Fazit: Einführung der ePA bringt neue Anforderungen aber auch Chancen
Die Einführung der ePA bringt neue Anforderungen an Ihre Praxis, aber auch Chancen zur Optimierung Ihrer Prozesse. Die Vorteile der ePA verbessern die Behandlungsqualität und steigern die Effizienz der Praxis.
Marlis Lafrentz
Marlis Lafrentz ist ausgebildete Zahnmedizinische Verwaltungsassistentin (ZMV) und Finanzanlagenfachfrau (IHK) sowie Inhaberin vom Abrechnungsservice Lafrentz.
www.dental-lafrentz.de
info@dental-lafrentz.de