Diese 10 Kennzahlen sollten Sie als Praxisinhaber regelmäßig prüfen
Marzena SickingUmsatz und Gewinn steigen, trotzdem bleibt am Monatsende zu wenig übrig? Dann sollten Sie nicht nur auf den Gesamtumsatz schauen. Entscheidend sind Kennzahlen wie Umsatz je Behandlungseinheit, Laborquote, Personalkostenquote und HKP-Abschlussquote. Sie zeigen, an welcher Stelle Ihre Praxis wirtschaftlich Leistung verliert.. Wie das funktioniert, erklärt Bankbetriebswirt und zertifizierter Finanzberater Michael Otto.
Kennzahlen zeigen, wie sich Umsatz, Kosten, Auslastung und Rentabilität entwickeln. Sie helfen Praxisinhabern außerdem, die eigene Praxis mit vergleichbaren Praxen einzuordnen und Maßnahmen nicht nur aus dem Bauch heraus zu entscheiden. Zahnarztpraxen sind von steigenden Personal-, Material- und Energiekosten ebenso betroffen wie andere Unternehmen. „Wer Kostenentwicklungen und Liquidität nicht regelmäßig im Blick behält, erkennt finanzielle Risiken möglicherweise zu spät“, sagt Michael Otto.
Regelmäßig ausgewertete Praxiskennzahlen machen wirtschaftliche Entwicklungen sichtbar. Sie können zum Beispiel zeigen, ob Kosten schneller steigen als der Umsatz, Behandlungskapazitäten ungenutzt bleiben oder sich Unterschiede zwischen Behandlern entwickeln. Daraus lassen sich gezieltere Maßnahmen ableiten.
Diese Kennzahlen sind für die Zahnarztpraxis am wichtigsten
Welche Kennzahlen sinnvoll sind, hängt von der Fragestellung ab. Für einen ersten Überblick genügt die Helikopterperspektive. Für Vergleiche innerhalb der Praxis und die Suche nach konkreten Verbesserungsmöglichkeiten ist eine detailliertere Betrachtung notwendig.
Die Helikopterperspektive
Für einen schnellen Blick zur Gewinnung von Transparenz und Sicherheit ist man mit diesen Kennzahlen auf dem richtigen Weg:
Kennzahl | Was zeigt sie? | Prüfintervall |
Umsatz | Welche Einnahmen die Praxis erzielt | monatlich |
Kosten | Welche Ausgaben anfallen und wie sie sich entwickeln | monatlich |
Gewinn | Was nach Abzug der Kosten übrig bleibt | monatlich |
Die Praxisperspektive
Wer die eigene Praxis mit vergleichbaren Praxen oder mehreren Behandlern innerhalb der Praxis vergleichen möchte, muss weitere Kennzahlen heranziehen. Entscheidend ist dabei, nur Praxen mit ähnlicher Größe, Personalstruktur und Behandlungsausrichtung miteinander zu vergleichen.
Fallzahlen im Quartal: Anzahl der behandelten Fälle im jeweiligen Quartal
Kassenhonorar je Patient: durchschnittliches Kassenhonorar pro Patient oder Fall – die Berechnung muss eindeutig definiert werden
Privathonorar je Patient: durchschnittlicher privat erzielter Umsatz pro Patient oder Fall
Zuzahlungsquote: Anteil der zusätzlich vereinbarten Leistungen am relevanten Behandlungsumsatz
Laborquote: Laborkosten im Verhältnis zum Gesamtumsatz oder zum Zahnersatzumsatz
Umsatz je Behandler: Umsatz eines Behandlers im Verhältnis zu seiner Arbeitszeit oder seinem Beschäftigungsumfang
Die Detailperspektive
Sollen konkrete Verbesserungsmöglichkeiten gefunden werden, braucht es eine detailliertere Analyse. Dabei geht es nicht nur um mehr Umsatz, sondern auch um eine bessere Nutzung von Personal, Räumen und Behandlungszeit. Folgende Kennzahlen können dabei helfen:
Umsatz je Stunde
Umsatz je Behandlungseinheit
Verhältnis Patienten/ZFA
PZR-Auslastung
HKP-Abschlussquoten
bei angestellten Zahnärzten: Umsatzzusammensetzung der Behandlerin/des Behandlers
Neupatientenquote
Das können Zahnärzte aus den Kennzahlen ableiten
Wird zusätzliches Personal gefordert, sollte zunächst geprüft werden, wo der Engpass tatsächlich liegt. Sind die Behandlungseinheiten dauerhaft ausgelastet? Entstehen Wartezeiten, Überstunden oder häufige Terminverschiebungen? Oder wird vorhandenes Personal durch ungünstige Abläufe gebunden? Das Verhältnis von Patienten, Behandlern und ZFA kann bei dieser Einordnung helfen – ersetzt aber keine Analyse der konkreten Arbeitsabläufe.
In vielen Praxen reicht es nicht aus, nur die Kasseneinnahmen zu betrachten. Entscheidend ist der gesamte Leistungsmix aus Kassenleistungen, Privatleistungen und vereinbarten Zuzahlungen. Wie wirtschaftlich dieser Mix ist, hängt unter anderem vom Behandlungsspektrum, der Praxisstruktur und der korrekten Abrechnung ab.
Um Skalierbarkeit zu schaffen, ist es aus unserer Sicht hilfreich, an einer Leistungshomogenität zu arbeiten: Alle Zahnärzte mit demselben Behandlungsspektrum sollten sich auf ein möglichst einheitlich hohes Niveau in der Zuzahlungsquote entwickeln. Wirkungsvoll zeigen sich Coachings zum Thema „Patientenkommunikation.“
Michael Otto
Michael Otto ist Berater und Partner der Praxisberatung Kock + Voeste GmbH. Als Bankbetriebswirt und zertifizierter Finanzberater Gesundheitswesen verfügt er über die nötige Qualifikation für die Beratung von Zahnärzten und Z-MVZs. www.kockundvoeste.de, info@kockundvoeste.de
Umsatz mit der Kennzahl HKP-Abschlussquoten
Die HKP-Abschlussquote zeigt, wie viele der erstellten Heil- und Kostenpläne tatsächlich zu einer Behandlung führen. Michael Otto berichtet aus seiner Beratungspraxis, dass für einzelne Patienten teilweise mehrere Varianten ausgearbeitet werden. Das kann für die Aufklärung sinnvoll sein, bindet jedoch erhebliche Verwaltungszeit. Deshalb sollte die Praxis prüfen, wie viele Varianten im jeweiligen Fall tatsächlich erforderlich sind und wie häufig erstellte Pläne nicht weiterverfolgt werden. Nach Angaben von Michael Otto kann die Bearbeitung eines HKP je nach Fall bis zu eine Stunde Arbeitszeit beanspruchen.
Eine niedrige Abschlussquote ist allerdings nicht automatisch ein Fehler der Praxis. Auch Behandlungskosten, Erstattungsprobleme, die finanzielle Situation der Patienten und die Qualität der Beratung können eine Rolle spielen.
Orientierungswerte für die Einordnung der Praxiskennzahlen
Fachgruppenvergleiche aus der Steuerberatung oder von der Kassenzahnärztlichen Vereinigung können eine erste Orientierung liefern. Aussagekräftig sind sie jedoch nur, wenn Praxisgröße, Behandlungsspektrum, Personalstruktur und Standort vergleichbar sind. Praxisinhaber sollten deshalb immer prüfen, ob die eigene Praxisstruktur zu den herangezogenen Vergleichswerten passt.
Michael Otto weist darauf hin, dass allgemeine Fachgruppenvergleiche für einzelne Praxen nur begrenzt aussagekräftig sind. Nach seinen Angaben arbeitet Kock + Voeste deshalb mit einem eigenen Datenpool, der Praxen unterschiedlicher Größe und Struktur berücksichtigt. Für einen sinnvollen Vergleich müssten unter anderem Behandlungseinheiten, Räumlichkeiten, Personalstruktur und Behandlerzahl einbezogen werden.
Eine erste Auswertung können Praxisinhaber auch gemeinsam mit ihrer Steuerberatung, der Praxissoftware oder der zuständigen KZV vornehmen.
Wie oft sollten Praxiskennzahlen überprüft werden?
Umsatz, Kosten und Gewinn sollten Praxisinhaber monatlich prüfen, zum Beispiel anhand der BWA und der aktuellen Leistungsdaten. So lassen sich negative Entwicklungen früher erkennen.
Das Wochenhonorar kann einen schnellen Hinweis darauf geben, wie sich die Leistungserbringung aktuell entwickelt. Detailliertere Kennzahlen wie Fallwerte, Laborquote, PZR-Auslastung oder HKP-Abschlussquote sollten mindestens quartalsweise ausgewertet werden. Bei starken Abweichungen kann eine monatliche Prüfung sinnvoll sein.
So kommen Sie an die Kennzahlen
Umsatz, Kosten und Gewinn lassen sich meist der BWA entnehmen. Leistungsdaten wie Honorarzusammensetzung, Fallzahlen oder Umsatz je Behandler stellen viele Praxissoftwareprogramme bereit. Für eine individuelle Auswertung können Praxisinhaber zusätzlich ihre Steuerberatung, eine Praxisberatung oder den Softwareanbieter einbeziehen.
Wichtig: die richtigen Maßnahmen aus den Praxiskennzahlen ableiten
Häufig erhalten Praxisinhaber von ihrer Steuerberatung den Hinweis, dass die Personalkostenquote auffällig hoch ist. Ein bestimmter Prozentwert kann dabei eine erste Orientierung sein, ist aber kein allgemeingültiger Grenzwert. Entscheidend sind unter anderem Praxisgröße, Umsatz, Öffnungszeiten, Behandlungsspektrum und Personalstruktur.
Eine auffällige Personalkostenquote sollte nicht automatisch zu der Frage führen, welcher Mitarbeiterin oder welchem Mitarbeiter gekündigt werden kann. Zunächst sollte geklärt werden, wodurch die Quote entsteht: Sind die Umsätze zu niedrig? Gibt es ungenutzte Behandlungskapazitäten? Ist die Vergütungsstruktur passend? Oder entstehen durch Terminplanung und Arbeitsabläufe vermeidbare Leerlaufzeiten?
Eine Reduzierung der Personaldecke kann außerdem die Behandlungskapazität verringern. Wenn dadurch weniger Termine angeboten werden können oder Abläufe langsamer werden, kann der Umsatz weiter sinken. Die ursprüngliche Kostenproblematik besteht dann möglicherweise auch im Folgejahr fort.
Eine einzelne abweichende Kennzahl ist noch keine Diagnose. Bei hohen Personalkosten können beispielsweise eine zu geringe Auslastung, nicht ausgeschöpfte Behandlungskapazitäten, unpassende Preise oder Abrechnungsfehler die Ursache sein. Erst die gemeinsame Betrachtung mehrerer Kennzahlen zeigt, an welcher Stelle eine Maßnahme sinnvoll ist.
Tipp für den Umgang mit Kennzahlen
Kennzahlen sind kein Selbstzweck. Entscheidend ist, aus auffälligen Entwicklungen die richtigen Fragen abzuleiten und Maßnahmen anschließend zu überprüfen. Ein regelmäßiges Controlling kann dabei helfen, Liquiditätsrisiken früher zu erkennen und vorhandene Kapazitäten besser zu nutzen.
So starten Sie mit dem Praxiscontrolling
Wählen Sie zunächst fünf Kennzahlen aus: Umsatz, Personalkostenquote, Laborquote, Umsatz je Behandlungseinheit und HKP-Abschlussquote. Erfassen Sie die Werte für die vergangenen drei Monate und besprechen Sie die auffälligste Abweichung im Team. Entscheiden Sie sich anschließend für eine konkrete Maßnahme und prüfen Sie nach vier bis sechs Wochen, ob sich der Wert verändert hat.