Qualitätsmanagement meets Fachkräftemangel: Wie Sie die Zufriedenheit des Teams steigern können
Daniela LorbachQualitätsmanagement wird oft missverstanden als das reine Abhaken von Checklisten und Erstellen von Arbeitsanweisungen, die abgeheftet oder abgespeichert werden und dann in der Ecke verstauben. Dabei kann ein gut funktionierendes QM so viel mehr.
Qualitätsmanagement kann zwar nicht dabei unterstützen, Fachkräfte zu gewinnen, aber – richtig umgesetzt – ist es ein enormer Treiber für die Zufriedenheit der Mitarbeiter mit ihrem Arbeitsplatz und somit ihrem Arbeitgeber. Und das ist es doch, was Ihre Praxis erfolgreich macht! Zufriedene und motivierte Mitarbeiter, die gerne zur Arbeit kommen und sich in der Praxis gewinnbringend einbringen.
Fakt ist, das ein Großteil der Mitarbeiter innerlich gekündigt haben, weil sie mit ihrem Arbeitsplatz und Arbeitsalltag unzufrieden sind. Diese Mitarbeiter sind dann natürlich auch nicht mehr motiviert, die Praxis erfolgreich zu gestalten.
Wie kann Qualitätsmanagement die Zufriedenheit der Mitarbeiter erhöhen?
Das ist eigentlich ganz einfach. Denn QM schafft:
Klare Verantwortlichkeiten für das Team schaffen
Jeder kennt die Aufgaben, für die er/sie hauptverantwortlich ist. Es gibt keine Reibereien, wer welche Aufgabe zu übernehmen hat.
Die Verantwortlichkeiten sind im Organigramm für jeden Mitarbeitenden nachvollziehbar definiert.
Eine funktionierende Stellvertreterregelung einführen
Ist eine Mitarbeiterin im Urlaub oder fällt ein Mitarbeiter plötzlich wegen Krankheit aus, greift die Stellvertreterregelung. Jeder Mitarbeitende weiß, welche Aufgaben er/sie im Vertretungsfall übernimmt und ist in den wesentlichen Aufgaben geschult, sodass diese schnell und stressfrei übernommen werden können.
Gut funktionierende interne Abläufe aufsetzen
Beim Aufsetzen des QM-Systems werden alle internen Abläufe durchleuchtet und bei Bedarf verbessert, um einen reibungslosen Praxisalltag gewährleisten zu können.
Die Abläufe werden regelmäßig überprüft und gegebenenfalls weiter verbessert, um Unklarheiten und Stress zu vermeiden.
Ein vereinfachtes Onboarding neuer Mitarbeiter
Nichts ist schlimmer, als am ersten Arbeitstag wie das fünfte Rad am Wagen in der Ecke zu stehen. Da wird innerlich schon gekündigt, bevor der neue Job richtig begonnen hat.
Deshalb fängt Onboarding schon vor dem ersten Arbeitstag an. In dieser Phase wird definiert, welche Aufgaben der neue Mitarbeitende übernehmen wird.
Ist dann der erste Arbeitstag da, wird der/die neue MitarbeiterIn von Beginn an schnell und stressfrei in das Praxisteam integriert. Die internen Abläufe sind in den vorhandenen Arbeitsanweisungen schriftlich oder als Video beschrieben. Der neue Mitarbeiter kann jederzeit dort nachlesen bzw. schauen und muss nicht ständig das Team mit Fragen überhäufen.
Während der Einarbeitungszeit gibt es zusätzlich Feedback-Gespräche mit der Praxisleitung. Hier wird darüber gesprochen, wie die Einarbeitungszeit aus beidseitiger Sicht läuft, was gut läuft und wo noch weiterer Schulungsbedarf besteht.
Einbeziehen der Mitarbeiter und Mitarbeiterbefragungen
QM bedeutet Teamarbeit. Das heißt, dass Mitarbeitende die Abläufe aktiv mitgestalten können und sollen!
Ihre Meinung und ihre Vorschläge sind wichtig, denn sie sind es, die die Abläufe bis ins Detail kennen. Sie wissen, wo es hakt und kracht.
Eine regelmäßige Mitarbeiterbefragung zu deren Zufriedenheit, deren beruflichen Wünschen und Zielen aber auch zu ihren Verbesserungsvorschlägen ist ein weiteres sehr wertvolles QM-Tool.
Wenn diese Vorschläge ernst genommen werden, fühlen sie sich wertgeschätzt und sind motiviert, die Praxis weiterzuentwickeln.
Diese fünf Tipps, wie Qualitätsmanagement in der Praxis helfen kann, Fachkräfte zu binden und ihre Motivation zu steigern, sind leicht umzusetzen und haben eine enorme Wirkung!