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So wird das kommende Jahr für Ihre Zahnarztpraxis ein Erfolg

von D&W Redaktion

Terminkalender zur Jahresplanung
Foto: Andrey Popov - stock.adobe.com

Eine gute Planung ist die Grundlage für jeden Erfolg. Nehmen Sie sich darum jetzt Zeit, um einen Jahresplan für Ihre Zahnarztpraxis zu erstellen und so den Grundstein für ein erfolgreiches Jahr 2023 zu legen.

Viele Zahnarztpraxisinhaber fragen sich derzeit zurecht, was das neue Jahr wohl für sie bringen wird: Angesichts der anhaltenden Inflation und steigender Praxiskosten brauchen Sie einen klaren Plan, damit 2023 für Sie ein Erfolg wird. Mit einer guten Jahresplanung ist das möglich. Fokussieren Sie sich dabei auf die drei Säulen Ihrer Zahnarztpraxis – Mitarbeiter, Patienten sowie Wirtschaftlichkeit – und denken Sie jeden Bereich in drei Schritten durch.

1. Den Standort bestimmen

Der erste Schritt einer erfolgreichen Jahresplanung ist die Standortbestimmung: Bevor Sie starten, müssen Sie wissen, an welchem Punkt Sie stehen. Fragen Sie sich hierfür einmal ganz ehrlich, an welchen Stellen in Ihrer Zahnarztpraxis es gerade klemmt und an welchen Stellen es wirklich gut läuft.

2. Das Ziel festlegen

Legen Sie im nächsten Schritt Ihre Ziele für die drei Säulen Mitarbeiter, Patienten sowie Zeit und Geld im neuen Jahr fest. Diese Überlegung ist schon etwas komplexer und Sie sollten sich Zeit nehmen, um über die Antwort nachzudenken. Schließlich planen Sie gerade Ihre Zukunft! Beschreiben Sie die Ziele zudem möglichst exakt, um sie plastischer und messbarer zu machen.

3. Die Umsetzung planen

Im dritten Schritt verbinden Sie die beiden ersten Bereiche: Was müssen Sie 2023 tun, um vom Ist-Stand zum gewünschten Ziel zu kommen?

Mitentscheidend ist dabei, dass Sie Ihre Ist-Situation ehrlich und realistisch einschätzen. Nehmen wir beispielsweise an, dass Ihre Mitarbeiter aktuell permanent überlastet wirken und Sie bitten, mehr Personal einzustellen. Sie setzen es sich zum Ziel, diesem Wunsch nachzukommen und die Personalsituation so zu verbessern. Dabei gehen Sie bei der Standortbestimmung davon aus, dass Sie tatsächlich zu wenig Mitarbeiter haben und mehr Personal brauchen, um die Situation zu lösen. Vielleicht hat die Überlastung aber einen ganz anderen Grund. Wir stellen bei Hospitationen beispielsweise oft fest, dass sich Prozesse und Abläufe über die Zeit unbemerkt verändert haben und dadurch ineffizient geworden sind. In diesem Fall würde mehr Personal das Problem nicht lösen.

Auf die Details kommt es an

Achten Sie bei der Planung Ihrer Umsetzung auf die Details und überlegen Sie sich genau, was zu tun ist, um Ihre Ziele zu erreichen.

Mitarbeiter: Prozesse im Team optimieren

Nehmen wir an, die Analyse hat gezeigt, dass die Prozesse im Team über die Zeit ineffizient geworden sind. Für 2023 setzen Sie es sich somit zum Ziel, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und Prozesse effizienter zu gestalten. Nun brauchen Sie einen klaren Plan, wie Sie das Ziel erreichen. Dieser beinhaltet zum Beispiel:

  • Wöchentliches Teammeeting: Tauschen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern aus, klären Sie Fragen und besprechen Sie anstehende Aufgaben.
  • Aktuelle Software: Die ab 1. Januar 2023 zwingend vorgeschriebene Einführung des elektronischen Heil- und Kostenplans ist vielleicht erst einmal eine Umstellung. Doch tatsächlich ist sie auch eine fantastische Chance, die internen Abläufe und Prozesse in Ihrer Zahnarztpraxis sowie die HKP-Conversion zu optimieren.
  • Vierteljährliche Mitarbeitergespräche: Geben Sie jedem Mitarbeiter regelmäßig persönliches Feedback und holen Sie Feedback von den Mitarbeitern ein.
  • Team-Events: Planen Sie, wann die Events stattfinden und was Sie gemeinsam unternehmen. Das stärkt den Zusammenhalt im Team und bindet die Mitarbeiter an Ihre Praxis.
  • Anonyme Mitarbeiterbefragung: Finden Sie die Punkte heraus, die Ihre Mitarbeiter stören, aber die sie im persönlichen Gespräch nicht erwähnen.
  • Recruiting: Stellen Sie sicher, dass Sie offene Stellen schnell nachbesetzen können (z. B. Karriereseite auf der Website, Azubi-Messen), sodass keine Lücken in der Besetzung entstehen.

Patienten: Mehr Privatpatienten und Patienten, die bereit sind, in ihre Zahngesundheit zu investieren

Ihre Außenkommunikation entscheidet darüber, wie attraktiv Ihre Zahnarztpraxis auf potenzielle Neupatienten wirkt. Wenn Sie 2023 mehr Neupatienten, insbesondere Privatpatienten und solche, die bereit sind, in ihre Zahngesundheit zu investieren, für Ihre Praxis gewinnen wollen, sollten Sie sich im Rahmen der Jahresplanung daher Gedanken über Ihre Website, Social-Media-Kanäle und das Reputationsmanagement machen:

  • Website: Präsentieren Sie Ihre Praxis, sodass sie für Privat- und Wunschpatienten attraktiv wird.
  • Google My Business und Social Media: Nutzen Sie diese externen Kanäle, um das Bild Ihrer Zahnarztpraxis abzurunden.
  • Google und Jameda: Sorgen Sie dafür, dass Sie regelmäßig positive Rezensionen auf diesen relevanten Plattformen erhalten.

Wirtschaftlichkeit: Die Inflation erfordert Umsatz und Gewinn zu steigern

Die genannten Prozesse in Ihrer Zahnarztpraxis zu verbessern, kostet Geld. Zudem haben Sie vielleicht bereits weitere Investitionen für 2023 geplant. Vergessen Sie darüber hinaus die aktuelle Inflationsrate nicht, die zu einem Wertverlust Ihrer Erträge sowie zu steigenden Praxiskosten führt.

Diese Verluste gilt es auszugleichen und die benötigten finanziellen Mittel zu schaffen. Berechnen Sie hierfür in Ihrer Jahresplanung, wie viel zusätzlichen Umsatz Sie 2023 generieren müssen. Stellen Sie sich beispielsweise die folgenden Fragen:

  • Wie effizient ist Ihr Einbestellwesen?
  • Wie entwickelt sich Ihr Zufluss an Privatpatienten?
  • Wie entwickelt sich die PZR-Quote?
  • Wie hoch ist die „No-Show“-Quote?
  • Wie entwickelt sich die HKP-Conversion?
  • Wie hoch ist Ihr Stundenumsatz und wie hoch der Ihrer angestellten Ärzte, wenn vorhanden?

Stellen Sie sich zuletzt die wichtigste Frage: Wie können Sie das jeweilige Ergebnis effizient optimieren?

Fokussieren Sie sich dabei auf die Einnahmeseite und überlegen Sie, wie Sie den Umsatz Ihrer Zahnarztpraxis steigern können, anstatt in den Praxisausgaben herumzustochern. Sicherlich finden Sie in den Ausgaben das eine oder andere Einsparpotenzial, doch das wird nicht ausreichen, um das Gesamtergebnis zu optimieren. Die Einnahmeseite bietet dagegen die Möglichkeiten, die notwendig sind, um die Summen zu realisieren.

Meiner Erfahrung der letzten 17 Jahre nach, in denen ich mehr als 350 Praxen im Detail kennenlernen durfte, ist eine Ergebnisoptimierung von rund 20 Prozent in jeder Praxis möglich: Tatsächlich kann eine Zahnarztpraxis in der Regel allein im Bereich der PZR circa 120.000 Euro Umsatz pro Jahr und pro Behandler erreichen. Zudem werden der Versorgung mit dem GKV-Finanzstabilisierungsgesetz und der damit verbundenen strikten Budgetierung die erst kürzlich zugesagten Mittel für die neue, präventionsorientierte Parodontitis-Therapie wieder entzogen. Fast alle der rund 30 Millionen Patienten, die an der Volkskrankheit Parodontitis leiden, werden damit faktisch eines Leistungsanspruches beraubt. Das macht es für Sie als Zahnarzt notwendig, mit Ihren Patienten über die Behandlung auf privater Abrechnung zu sprechen. Bieten Sie damit verbunden Teilzahlungen über die jeweiligen Abrechnungsstellen an. Auch das Thema einer Zahnzusatzversicherung sollten Sie, im beidseitigen Interesse, mit Ihren Patienten diskutieren.

Über den Autor: Wolfgang Apel ist Betriebswirt und seit 17 Jahren als Praxisberater tätig. Er veröffentlicht regelmäßig den Podcast „Unternehmen Arztpraxis“. Gemeinsam mit dem Team der MediKom Consulting GmbH unterstützt er Arztpraxen aller Fachrichtungen, die mehr erreichen wollen: mehr Lebensqualität, mehr Wirtschaftlichkeit und mehr Zufriedenheit.

Autor: Wolfgang Apel

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