Finanzmanagement: Wie Sie als Praxisinhaber smart delegieren
D&W RedaktionKooperative Strukturen sind mittlerweile nicht mehr aus der ambulanten Versorgung wegzudenken. Immer mehr Ärztinnen und Ärzte entscheiden sich bewusst für die Arbeit in größeren, interdisziplinären Teams – ob in Zahnarztpraxen, in medizinischen Versorgungszentren (MVZ) oder in Ärztehäusern. Sie fragen sich nun: Was hat der Strukturwandel im ambulanten Sektor mit einem effektiven Finanzmanagement in der Praxis zu tun?
Auf den ersten Blick nicht viel – aber nur auf den ersten Blick. Große Praxen bieten nicht nur flexible Arbeitszeitmodelle, sondern auch ideale Bedingungen für einen engen interdisziplinären Austausch. Davon profitieren Patienten und Zahnärzte gleichermaßen. Zum einen wird durch die fachübergreifende Zusammenarbeit eine hochwertige medizinische Versorgung für die Versicherten sichergestellt, zum anderen ein kontinuierlicher Wissensaustausch unter den Medizinern ermöglicht. Kurzum: Die gezielte Delegation fachlicher Expertise führt insgesamt zu mehr Behandlungseffizienz.
Was sich im Rahmen der medizinischen Versorgung in den Arztpraxen als Vorteil erweist, lässt sich auch auf die wirtschaftliche Steuerung der Praxis übertragen. Praxisinhaber tragen nicht nur die Verantwortung für die medizinische Versorgung ihrer Patienten, sondern auch für den wirtschaftlichen Erfolg ihres Unternehmens. Allerdings sind Zahnmediziner in erster Linie Gesundheitsexperten und verfügen meist nicht über eine betriebswirtschaftliche Ausbildung, wodurch eine effektive Praxissteuerung zur Herausforderung werden kann. Angesichts steigender Praxiskosten sowie zunehmender regulatorischer Vorgaben wird eine strukturierte und vorausschauende Finanzplanung immer wichtiger.
Es lohnt sich daher, auch im Bereich der Praxisfinanzen einen oder mehrere Experten hinzuzuziehen, um die betriebswirtschaftlichen Entwicklungen analysieren, bewerten und optimieren zu können. Wie das mit minimalem Aufwand funktionieren kann, zeigt der CURE Praxismanager.
Tabelle: Welcher Rolle sind welche Recht im CURE Praxismanager zugeordnet?
Rolle | Rechte |
Praxisinhaber | volle Einsicht auf die Praxiskonten |
Praxismitarbeiter | Transaktionen der Praxiskonten einsehen und Buchungen zuordnen |
Praxisberater /Steuerberater | wie Praxisinhaber, aber nur mit Leserechten |
Gamechanger: Spezialisierte Finanzlösung mit smarter Rollenvergabe
Das spezialisierte Finanztool strukturiert und kategorisiert automatisch alle Ein- und Ausgänge basierend auf den Echtzeit-Finanzdaten der Praxis. Voraussetzung dafür ist die Verknüpfung der relevanten Praxiskonten (z. B. Girokonto, Tagesgeld, Depot) mit der Anwendung. So erhält der Zahnarzt jederzeit übersichtlich aufbereitete Praxiszahlen, ohne selbst tätig werden zu müssen. Zudem prognostiziert das Finanztool anhand der individuellen Transaktionsmuster der Praxis die Liquidität, die Steuerbelastung sowie die Entwicklung der Einnahmen und Ausgaben. Diese Automatismen sind entscheidend für eine erste Beurteilung der ökonomischen Gesundheit der Praxis. Insbesondere aber die Bewertung der wirtschaftlichen Lage ist nicht immer ganz einfach (Abb. 1).
Abb. 1: Praxisübersicht im CURE Praxismanager.
Wirtschaftliche Unsicherheiten? Einfach den Berater des Vertrauens einladen!
Zeigen sich im CURE Praxismanager jedoch Hinweise auf wirtschaftliche Engpässe oder ungenutzte Potenziale, kann es sinnvoll sein, einen spezialisierten Berater ins Boot zu holen. Dies gelingt effizient und unkompliziert über eine integrierte Datenschnittstelle, die sich über ein fein abgestuftes Rollenmodell steuern lässt.
Der Administrator – in der Regel der Praxisinhaber – kann internen und externen Personen bestimmte Rechte für den Zugang zu den Finanzdaten übertragen und diese im Tool verwalten (Abb. 2). So erhält der beauftragte Praxisberater im Rahmen der Mandatierung zwar umfassende Leserechte – Änderungen im Finanztool selbst kann dieser jedoch nicht vornehmen (siehe Tabelle). Neben externen Beratern können auch Praxismitarbeiter zum „Finanzteam“ hinzugefügt werden, um beispielsweise Überweisungen vorzubereiten oder die KZV-Abrechnung mit den Kontodaten abzugleichen. Dem Praxismitarbeiter bleibt jedoch der tiefere Einblick in die Liquiditäts- und Steuerübersicht sowie in die Finanzierungsdetails verwehrt. Ebenso ist es den jeweiligen Praxisinhabern nicht möglich, Einsicht in die Privatkonten der ärztlichen Kollegen zu nehmen, um den Datenschutz und die Privatsphäre sicherzustellen.
Abb. 2: Zugangsrechte und Rollenmodelle im CURE Praxismanager.
Tool für den Gesamtüberblick
Zahnärzte haben mit dem Tool eine gute Möglichkeit, um jederzeit einen umfassenden Überblick über ihre wirtschaftlichen Kennzahlen zu erhalten – und das ganz ohne zusätzlichen Aufwand.
Was macht der Berater und wie kann er helfen?
Treten jedoch größere finanzielle Herausforderungen auf oder bestehen Unsicherheiten seitens der Zahnärzte, kann es sinnvoll sein, einen externen Experten hinzuzuziehen. Gleiches gilt bei anstehenden strukturellen Veränderungen (z. B. Neuinvestitionen) oder personellen Anpassungen. Auch in diesen Fällen sorgt eine umfassende wirtschaftliche Prognose für Planungssicherheit.
Die Echtzeit-Daten bilden dabei eine wesentliche Grundlage. Im Rahmen einer detaillierten Analyse und Bewertung durch einen Berater werden zudem häufig die Abrechnungsdaten sowie die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) einbezogen.
Fazit
Der CURE Praxismanager sorgt nicht nur für finanzielle Transparenz, sondern dient gleichzeitig als Plattform für eine fachübergreifende Zusammenarbeit.
Der Zahnarzt ist so in der Lage, wichtige wirtschaftliche Themen und Fragestellungen auf Basis der Echtzeit-Daten mit einem spezialisierten Heilberufe-Berater zu besprechen, in einen regelmäßigen Austausch zu treten und bei Bedarf das Controlling gezielt an den Berater zu delegieren. Das spart Zeit und stärkt die wirtschaftliche Stabilität der Praxis.
Dr. Bernd Rebmann
Dr. Bernd Rebmann analysiert mit seinem Team seit vielen Jahren den Medizin- und Dentalmarkt aus wirtschaftlicher Sicht.