Aufbewahrungsfristen in der Zahnarztpraxis: Diese Dokumente dürfen 2026 weg
Marzena SickingZahnarztpraxen stehen regelmäßig vor der Frage, welche Unterlagen weiterhin aufbewahrt werden müssen – und was endlich in den Schredder darf. Gerade in digitalisierten Praxen ist Platz ein wertvolles Gut, gleichzeitig gelten im zahnärztlichen Bereich besondere Dokumentationspflichten, etwa für Röntgenaufnahmen, implantologische Eingriffe oder Hygieneprüfungen. Die folgende Übersicht fasst alle relevanten Fristen für 2026 zusammen und zeigt, welche Unterlagen in Zahnarztpraxen rechtssicher entsorgt werden können.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Buchhaltungsunterlagen: mit Ende des Kalenderjahres der Erstellung
Patientenunterlagen: mit Ende des Jahres, in dem die Behandlung abgeschlossen wurde
Personalunterlagen: nach Ausscheiden des Mitarbeiters
Für Zahnarztpraxen gilt: Behandlungen gelten erst dann als abgeschlossen, wenn auch spätere labortechnische Leistungen, Einproben oder Folgekorrekturen beendet sind.
Aufbewahrungsfristen 2026 für Zahnarztpraxen: 30 Jahre – besonders lange Fristen
Gesetzliche Pflicht nach Strahlenschutz‑ und Transfusionsrecht:
Unterlagen zu radioaktiven Stoffen und ionisierender Strahlung
Aufzeichnungen zu Strahlentherapie (in Zahnarztpraxen selten, aber möglich bei Kooperationen)
Dokumentation zu Blutprodukten (z. B. Knochenersatzmaterial mit Blutkontakt)
10 Jahre – die wichtigste Frist im dentalen Alltag
Hierunter fällt der Großteil der zahnärztlichen Dokumentation:
Patientenakten inklusive Befunde, Diagnostik, Anamnese
Röntgenbilder (digital & analog): Erwachsene: 10 Jahre, Minderjährige: bis zum 28. Lebensjahr
OP‑Dokumentation (z. B. Implantologie, Extraktionen, Sinuslift)
Prothetik‑Unterlagen (Bissregistrate, Laboraufträge, Materialprotokolle)
Parodontologie‑Dokumentation (z. B. PSI, BOP, Sondiertiefen)
Abrechnungsunterlagen für BEMA/GOZ, inkl. HKPs
KV‑ bzw. KZV‑Abrechnungen
Laborbefunde, Funktionsanalytik
Jahresabschlüsse, Buchungsbelege
6 Jahre – geschäftliche Unterlagen
Schriftverkehr der Praxis
Bestellungen, Aufträge, Materialnachweise
Geschäftsbriefe, Reisekosten
Darlehensunterlagen
5 Jahre – häufig im Hygiene‑ und Qualitätsbereich relevant
Personalunterlagen (allgemein)
Qualitätsnachweise (z. B. Ringversuche zahntechnischer Labors, ggf. externe Kooperationen)
Strahlenschutz‑Unterweisungen und Prüfprotokolle
Dokumente aus zahnärztlichen Krebsfrüherkennungsprogrammen (falls relevant)
4 Jahre – besonders wichtig für KZV‑relevante Daten
Sicherungsdatenträger der KZV‑Abrechnung
Leistungsunterlagen der Praxis (werden oft erst nach vier Jahren löschungsfähig, da Prüfungsausschüsse Daten ebenfalls so lange vorhalten)
3 Jahre – kurze Fristen bei speziellen Stoffen
Betäubungsmittel‑Dokumente (BTM‑Bücher, Durchschriften) – relevant bei chirurgischer und implantologischer Tätigkeit
2 Jahre – vor allem technische und arbeitsschutzbezogene Unterlagen
Arbeitszeitnachweise bei Überschreitung der Höchstarbeitszeit
Unterlagen zu werdenden/stillenden Mitarbeiterinnen
Feuerlöscher‑Prüfberichte
Röntgen‑Abnahmeprotokolle
Rechnungen z. B. von Handwerkern oder Praxisdienstleistern
1 Jahr – Kurzaufbewahrung
AU‑Bescheinigungen (Teil C, wenn nicht Bestandteil der Patientenakte)
Abrechnungsscheine im Ersatzverfahren
Überweisungs- und Vertreterscheine (bei EDV‑Abrechnung, sofern nicht patientenrelevant)
4 Quartale – selten, aber relevant
Programme der Krebsfrüherkennung (Teil A) – in Zahnarztpraxen nur in Ausnahmefällen
Datenschutz: Warum auch nach Ablauf der Frist nicht automatisch gelöscht werden darf
Nach DSGVO dürfen medizinische Daten erst gelöscht werden, wenn:
der Zweck endgültig entfällt
keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mehr existieren
keine Haftungsansprüche mehr zu erwarten sind
Gerade Implantat‑ und Prothetikbehandlungen bergen langfristige Haftungszeiträume. Zahnarztpraxen sollten deshalb ein schriftliches Löschkonzept führen, das auch digitale Archivsysteme einschließt.
Empfehlung für Zahnarztpraxen 2026
Unterlagen erst vernichten, wenn alle rechtlichen Vorgaben erfüllt sind
im Zweifel Rücksprache mit Steuerberater, KZV oder Medizinrechtler
KZV‑Prüfzeiträume (bis zu 4 Jahre) unbedingt beachten
bei digitalen Systemen regelmäßig prüfen, welche Daten automatisiert gelöscht werden können
Bitte beachten: Dieser Beitrag ersetzt keine individuelle Rechts‑ oder Steuerberatung. Er dient der allgemeinen Information und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Aufbewahrungsfristen können sich durch Gesetzesänderungen oder besondere Umstände im Einzelfall verlängern. Bevor Unterlagen vernichtet oder Daten gelöscht werden, sollten Praxen und Kliniken die Situation stets mit ihrem Steuerberater, Rechtsanwalt oder Datenschutzbeauftragten prüfen.