Praxisschließung wegen Urlaub: Woran Praxisinhaber denken sollten
Nadine EttlingÜber Weihnachten und Neujahr schließen viele Praxen. Wenn sich Praxisinhaber eine wohlverdiente Auszeit nehmen wollen, stellt sich aber auch Frage: Wie muss die vorübergehende Schließung rechtlich und organisatorisch gestaltet werden? Dabei muss an Vieles gedacht werden – von Patienten über Mitarbeitende bis zu Kassen und Kammern. Der folgende Beitrag fasst die zentralen Pflichten, typische Fallstricke und relevante Gestaltungsmöglichkeiten rund um die Praxisschließung im Urlaub zusammen.
Informationspflichten gegenüber Patienten und Dritten
Das zahnärztliche Berufsrecht gibt keine ausdrückliche gesetzliche Verpflichtung zur Erreichbarkeit während aller Öffnungszeiten vor. Gleichwohl folgt aus der allgemeinen Sorgfaltspflicht und aus der berufs- sowie vertragszahnärztlichen Versorgung (§§ 75 SGB V), dass Praxisinhaber ihre Organisation so ausgestalten müssen, dass Patienten kontinuierlich Zugang zur Versorgung haben. Während der Urlaubszeit heißt das: Patientinnen und Patienten sollten durch deutliche Hinweise informiert werden – etwa mittels Aushang in der Praxis, Ansagetext auf dem Anrufbeantworter, Eintrag auf der Praxiswebsite oder durch E-Mail-Kommunikation.
Dabei sollten die Informationen zu den genauen Schließzeiten, Hinweise auf den zahnärztlichen Notdienst sowie klare Handlungsanweisungen für Notfälle enthalten. Die Organisation muss es ermöglichen, dass relevante Anliegen auch in der Abwesenheit erkannt und notfalls bearbeitet werden. Moderne Kommunikationsmöglichkeiten wie E-Mail oder KI-Assistenten können unterstützend eingesetzt werden, ersetzen aber die Pflicht zur angemessenen Erreichbarkeit nicht vollständig.
Auch Dentallabore und Kooperationspartner sollten über die Schließzeit rechtzeitig unterrichtet werden, um die praktischen Abläufe nicht zu gefährden.
Vertretungsregelungen: Wer darf einspringen?
Das Berufsrecht ermöglicht es Zahnärzten, sich während des Urlaubs durch eine qualifizierte Vertretung vertreten zu lassen. Für Vertragszahnärzte sieht § 32 Abs. 1 Zahnärzte-ZV vor, dass die Vertretung in der Regel innerhalb eines Kalenderjahres höchstens drei Monate dauern darf. Der Vertreter sollte fachlich qualifiziert und idealerweise ein niedergelassener Zahnarzt sein. Wichtig: Dauert die Vertretung länger als eine Woche, ist diese der jeweiligen Kassenzahnärztlichen Vereinigung (KZV) anzuzeigen.
Die Vertreterin oder der Vertreter schließt für den Zeitraum der Urlaubsvertretung den Behandlungsvertrag direkt mit den Patientinnen und Patienten ab, die Leistungen werden regulär abgerechnet. Für den Vertretungsfall muss die Erreichbarkeit und Versorgung bei medizinischen Notfällen gewährleistet sein. Die sorgfältige Auswahl und Dokumentation der Vertretung dient nicht nur der Patientensicherheit, sondern schützt auch vor berufs- und haftungsrechtlichen Risiken.
Arbeitsrechtlicher Umgang mit den Mitarbeitenden
Die Schließung der Praxis während des Urlaubs berührt auch unmittelbar die Rechte und Pflichten gegenüber Ihren Angestellten. Grundsätzlich fällt die Anordnung von „Betriebsferien“ oder eine komplette Schließzeit unter das Direktionsrecht des Arbeitgebers. Allerdings sind folgende wesentliche Gesichtspunkte zu beachten:
Urlaubsanspruch: Mitarbeitende müssen ihre freien Tage grundlegend zur Schließzeit nehmen, sofern dies rechtzeitig angekündigt wurde. Mindestens ein Drittel des Jahresurlaubs sollte zur individuellen Verfügung verbleiben, damit auch zum Beispiel der Familienurlaub zur Wunschzeit möglich bleibt.
Vergütung und Lohnanspruch: Während des Betriebsurlaubs ist das Gehalt weiterzuzahlen, sofern ausreichender Urlaubsanspruch besteht. Sollte dieser bereits ausgeschöpft sein, wäre für die verbliebene Schließzeit grundsätzlich auch die weitere Lohnzahlung geschuldet, sofern nicht ausdrücklich und einvernehmlich unbezahlter Urlaub vereinbart wurde.
Arbeitsvertragliche Gestaltungsmöglichkeiten: Empfehlenswert ist, schon im Arbeitsvertrag Regelungen zu Jahresurlaub, Schließzeiten und Vertretungsbereitschaft aufzunehmen. Beispielsweise kann die Anzahl und Lage der „Betriebsurlaubstage“ konkretisiert, flexible Absprachen zur Urlaubsplanung festgehalten und geregelt werden, wie mit Resturlaub oder Vertretungsbedarf umzugehen ist.
Praxisinhaber sollten die Schließzeit möglichst frühzeitig mit dem Praxisteam kommunizieren und alle Vereinbarungen dokumentieren. Ein transparentes Urlaubsmanagement beugt Missverständnissen und späteren Konflikten effektiv vor.
Fazit: Schließung einer Zahnarztpraxis im Urlaub
Die Schließung einer Zahnarztpraxis im Urlaub erfordert eine besonders sorgfältige Organisation. Neben der transparenten Patienteninformation und rechtzeitigen Benennung einer qualifizierten Vertretung sind auch die arbeitsrechtlichen Belange des Teams frühzeitig zu klären und zu regeln. Rechtssicherheit entsteht durch umfassende Dokumentation, vorausschauende Planung und klare Kommunikation mit allen Beteiligten. So bleibt die wohlverdiente Auszeit für Sie und Ihr Team entspannt – und Ihre Praxis in besten Händen.
Nadine Ettling
Lyck+Pätzold healthcare.recht (Website)