Rechtliche To-do-Liste für Zahnärzte zum Jahresende

Das alte Jahr ohne offene Aufgaben beschließen und 2024 mit einem jungfräulichen Kalender beginnen: Diesen Wunsch können sich auch in diesem Dezember wohl nur die wenigsten Zahnärzte erfüllen. In Zeiten des Personalmangels und unerfreulicher Reformen dürfte bei vielen Praxischefs vielmehr die eine oder andere Verwaltungsaufgabe liegengeblieben sein. Das ist einerseits mehr als verständlich. Um finanzielle Verluste und/oder juristische Unbilden zu vermeiden, sollten Zahnärzte die letzten Wochen des Jahres allerdings nutzen, um die folgenden Punkte noch abzuarbeiten.

Hinweis auf drohenden Verfall des Resturlaubs

Nach der jüngeren Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts  (Az.  9 AZR 541/15 und Az. AZR 266/20) verlieren Arbeitnehmer in der Praxis ihren Anspruch auf nicht genommenen Resturlaub nur dann, wenn der Arbeitgeber sie rechtzeitig auf den drohenden Verfall bzw. die bevorstehende Verjährung ihrer Ansprüche hingewiesen haben.

Zahnärzte müssen daher jeden einzelnen Mitarbeiter – so noch nicht geschehen – möglichst bald  und mit einem individuellen Schreiben darauf hinweisen, in welcher Höhe noch Urlaubstage fürs auslaufende Jahr vorhanden sind und wann diese verfallen, wenn er sie nicht doch noch abgefeiert werden. Aus Beweisgründen sollte diese Information schriftlich oder zumindest per Mail erfolgen und auch einen Hinweis darauf enthalten, dass noch offener Resturlaub zeitnah zu nehmen ist.

Zahlungsfristen und Meldepflichten zum Jahreswechsel im Blick behalten

Mit dem Ende des alten Jahr geht zudem auch die Verjährung zahlreicher Ansprüche einher. Praxischefs sollten daher erstens überprüfen, ob ihnen offene Ansprüche zustehen, die sonst verfallen könnten (etwa gegen säumige Privatpatienten oder ehemalige Mitarbeiter).

Wer  zehn oder mehr Arbeitnehmer beschäftigt, muss zudem bis zum 31.12. 2023 für die gesamte Belegschaft den Lohnsteuer-Jahresausgleich durchführen (lassen). Bis zum 15.02. des Folgejahres müssen Praxischefs außerdem für alle Mitarbeiter, die bis zum 31.12. 2023 beschäftigt waren, eine Jahresmeldung bei der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu erstellen. Am 16.02. 2024 läuft die Frist für die Meldung der jeweiligen Jahresentgelte an die gesetzliche Unfallversicherung ab.

Mitarbeitergespräche führen und Sonderzahlungen ausschütten

Praxischefs, die ihren Angestellten neben dem Fixgehalt auch (leistungsbezogene) flexible Vergütungsbestandteile gewähren, müssen den Grad der Zielerreichung zeitnah feststellen und die Boni möglichst noch in diesem Jahr, spätestens aber Anfang 2024 ausschütten.

Idealweise werden sie im Vorfeld der Sonderzahlung ein Mitarbeitergespräch führen, in dem sie auch gleich die Ziele für das kommende Jahr definieren. Tun sie das nicht, besteht die Gefahr, dass Arbeitnehmer Ende des Folgejahres Schadenersatzansprüche geltend machen und den vollen Bonus verlangen, obwohl sie sich nicht nur besondere Leistungen hervorgetan haben.