Nutzung von privatärztlichen Verrechnungsstellen und Factoring-Dienstleistern
Sabine Banse-FunkeMittlerweile nutzen mehr als ein Drittel der Zahnärzte privatärztliche Verrechnungsstellen oder Factoring-Dienstleister. Steuerlich gibt es bei einer Einnahmenüberschussrechnung Besonderheiten hinsichtlich des Zeitpunkts der Versteuerung und der anzusetzenden Einnahmen. Steuerberaterin Sabine Banse-Funke stellt die wichtigsten Punkte vor.
Insbesondere bei Personalengpässen kann es sinnvoll sein, eine privatärztliche Verrechnungsstelle oder einen Factoring-Dienstleister einzubinden. Dadurch wird das Praxisteam von administrativen Aufgaben entlastet und kann verstärkt in der Patientenbetreuung eingesetzt werden.
Versteuerung der Einnahmen nach dem Zuflussprinzip
Bei Einnahmenüberschussrechnern erfolgt die Versteuerung – bis auf wenige Ausnahmen – nach dem Zufluss der Einnahmen, dem sogenannten Zuflussprinzip. Der Zeitpunkt der Leistungserbringung und der Rechnungsstellung spielt dabei grundsätzlich keine Rolle.
Beispiel:
Die Behandlungsleistung wird 2026 erbracht und die Rechnung ebenfalls 2026 gestellt. Bezahlt der Patient die Rechnung erst 2027, ist die Einnahme bei einem Einnahmenüberschussrechner grundsätzlich im Jahr 2027 zu versteuern.
Besonderheit bei privatärztlichen Verrechnungsstellen
Privatärztliche Verrechnungsstellen treten häufig als Bevollmächtigte des Arztes gegenüber dem Patienten auf. Steuerlich kann der Einnahmenzufluss daher bereits dann vorliegen, wenn die privatärztliche Verrechnungsstelle das Honorar vom Patienten erhält – unabhängig davon, wann sie das Geld an den Arzt weiterleitet. Die Versteuerung erfolgt in diesem Fall bereits mit dem Zufluss bei der Verrechnungsstelle.
Beispiel:
Die privatärztliche Verrechnungsstelle erhält als Empfangsbevollmächtigte des Arztes das Honorar des Patienten im Dezember 2026 und leitet es im Januar 2027 an den Arzt weiter. In diesem Fall erfolgt die Versteuerung bereits im Dezember 2026, obwohl das Geld erst im Januar 2027 auf dem Konto des Arztes eingeht. Der Arzt versteuert das Honorar somit in seiner Einnahmenüberschussrechnung für 2026. Der Steuerberater berücksichtigt zum 31. Dezember 2026 entsprechend die Forderung gegenüber der privatärztlichen Verrechnungsstelle. Damit der Steuerberater die Einnahmen in der richtigen Höhe und im zutreffenden Jahr erfassen kann, benötigt er die Abrechnungen der privatärztlichen Verrechnungsstelle.
Besonderheit bei Gebühren und Kosten
Für ihre Dienstleistungen berechnen privatärztliche Verrechnungsstellen Honorare beziehungsweise Gebühren. Deren Höhe hängt unter anderem vom Vertragsmodell, den gewählten Leistungen, der Übernahme des Ausfallrisikos und einer möglichen Vorfinanzierung der Honorarauszahlung ab.
Die Gebühren werden in der Regel direkt von den Honorareinnahmen des Arztes abgezogen. Ausgezahlt wird somit nur der gekürzte Betrag. Steuerlich sind jedoch die ungekürzten Einnahmen anzusetzen. Die Gebühren für die Dienstleistungen der Verrechnungsstelle werden als Betriebsausgaben berücksichtigt.
Beispiel:
Der Arzt hat einen Honoraranspruch von 10.000 Euro. Die Gebühren der Verrechnungsstelle betragen 200 Euro. An den Arzt werden daher 9.800 Euro ausgezahlt. Steuerlich sind Einnahmen in Höhe von 10.000 Euro zu erfassen. Gleichzeitig können die Gebühren von 200 Euro als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Im Ergebnis verbleibt aus diesem Vorgang ein Gewinn von 9.800 Euro – entsprechend dem Betrag, der dem Konto des Arztes gutgeschrieben wird.
Vorteile privatärztlicher Verrechnungsstellen und Factoring-Dienstleistern
Die Nutzung von privatärztlichen Verrechnungsstellen oder von Factoring-Dienstleistern bietet Arztpraxen zahlreiche Vorteile. Dazu gehören unter anderem:
bessere Planbarkeit sowie zeitnahe Sicherung der Liquidität
weniger Aufwand bei Zahlungsverzögerungen von Patienten
die Entlastung der Praxisorganisation durch ausgelagerte Rechnungsschreibung, zeitnahes Mahnwesen, Inkasso und Debitorenmanagement – unabhängig von personellen Engpässen durch Krankheit, Urlaub oder fehlende Mitarbeitern
die Entlastung des eigenen Praxisteams bei Abrechnung, Mahnwesen sowie Patientengesprächen rund um Rechnungen und Zahlungsabwicklung
zusätzliche Serviceangebote für Patienten, beispielsweise Ratenzahlungen oder längere Zahlungszielen
mögliche Mehreinnahmen, wenn Patienten aufgrund einer Ratenzahlung eine Behandlung durchführen lassen, auf die sie sonst verzichtet hätten, oder sich andernfalls für eine kostengünstigere Variante entschieden hätten
die Absicherung gegen Forderungsausfälle
eine rechtssichere Abwicklung der Rechnungsschreibung und des Inkassos
Echtes und unechtes Factoring
Steuerlich wird zwischen echtem und unechtem Factoring (Forderungskauf) unterschieden.
Beim echten Factoring verkauft der Arzt die Patientenrechnungen und die damit verbundenen Forderungen an den Factoring-Dienstleister. Das Factoring-Unternehmen übernimmt das vollständige Forderungsausfallrisiko, das sogenannte Delkredererisiko. Steuerlich ist das Honorar grundsätzlich zu dem Zeitpunkt zu erfassen, zu dem das Factoring-Unternehmen den Betrag an den Arzt auszahlt.
Beim unechten Factoring finanziert das Factoring-Unternehmen den Betrag der Patientenrechnungen für den Arzt vor und tritt gegebenenfalls als Empfangsbevollmächtigter des Zahnarztes auf. Das Ausfallrisiko verbleibt jedoch beim Arzt. Bezahlt der Patient nicht, wird der vorfinanzierte Betrag dem Arzt wieder zurückbelastet. Tritt der Factoring-Dienstleister als Empfangsbevollmächtigter auf, erfolgt die Versteuerung grundsätzlich zu dem Zeitpunkt, zu dem das Honorar beim Factoring-Dienstleister eingeht.
Rechnungsweitergabe zum Jahreswechsel
Bei einer Einnahmenüberschussrechnung kann der Zeitpunkt der Rechnungsstellung und der Weitergabe an eine privatärztliche Verrechnungsstelle oder einen Factoring-Dienstleister beeinflussen, in welchem Kalenderjahr eine Einnahme steuerlich erfasst wird. Maßgeblich sind dabei insbesondere das jeweilige Vertragsmodell und der Zeitpunkt des steuerlichen Zuflusses.
Eine bewusste Verzögerung der Rechnungsstellung oder Rechnungsweitergabe sollte jedoch nicht ohne vorherige steuerliche Prüfung erfolgen. Neben den steuerlichen Vorgaben sind mögliche Auswirkungen auf die Liquidität, das Forderungsmanagement und die Verjährung zu berücksichtigen.
Insbesondere wenn Gewinn- oder Einkunftsgrenzen – beispielsweise für einen Investitionsabzugsbetrag oder Sonderabschreibungen – eine Rolle spielen, sollte die Praxis das Vorgehen zum Jahreswechsel rechtzeitig mit ihrer Steuerberatung abstimmen.
Zusammenfassung
Die Nutzung von privatärztlichen Verrechnungsstellen und Factoring-Angeboten kann für Praxen zahlreiche Vorteile bieten. Steuerlich sind jedoch einige Besonderheiten zu beachten. Abhängig vom Vertragsmodell kann der steuerlich maßgebliche Zufluss bereits vor dem tatsächlichen Geldeingang auf dem Praxiskonto liegen. Für eine korrekte Zuordnung der Einnahmen sollten der Vertrag und die Abrechnungen des jeweiligen Dienstleisters deshalb gemeinsam mit der Steuerberatung geprüft werden.