Weniger Zeitdruck in der Zahnarztpraxis mit einem optimierten Einbestellwesen
Viele Zahnärzte stehen unter konstantem, anstrengendem Zeitdruck. Das können Sie verhindern: In vier Schritten schaffen Sie mit einem klar definierten und gut geplanten Einbestellwesen eine entspannte Atmosphäre in Ihrer Zahnarztpraxis.
Insbesondere bei Neupatienten ist es entscheidend, im Voraus ausreichend Informationen zu sammeln, um die Termindauer besser einschätzen zu können. So vermeiden Sie unnötigen Stress und lange Wartezeiten.
In vielen Zahnarztpraxen fehlen den Mitarbeitern an der Rezeption jedoch die richtigen Hilfsmittel, um den Grund für einen Patientenbesuch genau abzufragen und zu planen. Das erschwert eine optimale Terminplanung erheblich.
1. Wichtigste Fragen telefonisch mithilfe eines Entscheidungsbaums klären
Erstellen Sie mit Ihrem Team einen sogenannten Entscheidungsbaum. Darin halten Sie schriftlich fest, welche Fragen bereits am Telefon mit den Patienten geklärt werden müssen und wie es abhängig von den Antworten weitergeht.
Mögliche Fragen im Entscheidungsbaum könnten beispielsweise sein:
- Was ist der Grund für den Besuch bei uns?
- Wann war Ihre letzte zahnärztliche Kontrolluntersuchung?
- Haben Sie Zahnschmerzen?
- Blutet Ihr Zahnfleisch?
Ziel ist es, den Grund für den Patientenbesuch sowie die notwendige Behandlung so präzise wie möglich zu erfassen. Schlussendlich muss der Entscheidungsbaum dazu dienen, die benötigte Zeit und andere Ressourcen in Ihrer Zahnarztpraxis genau zu planen und damit das Einbestellwesen zu optimieren.
2. Zeiteinschätzung für das Einbestellwesen verfeinern
Stellen Sie den Entscheidungsbaum zum ersten Mal auf, werden viele Zeiteinschätzungen Bauchentscheidungen sein. Darum ist es im nächsten Schritt wichtig, den Entscheidungsbaum zu optimieren und die Terminlängen entsprechend anzupassen. Dieser Prozess erstreckt sich über einige Monate, sollte aber auf jeden Fall innerhalb eines halben Jahres abgeschlossen sein.
Das bedeutet nicht, dass Sie sich jeden Tag stundenlang damit befassen müssen. Planen Sie für das Thema aber regelmäßig 10 bis 15 Minuten in Ihren Team-Meetings ein. So können Sie sich gemeinsam mit Ihrem Team Schritt für Schritt nach vorne bewegen und genauere Terminabschätzungen erreichen.
3. Privatpatienten und Notfalltermine sinnvoll einplanen
Da das Einbestellwesen ein komplexes Thema ist, sollten Sie bei der Planung mit den allerbanalsten Strukturen beginnen: Überlegen Sie einmal, wie viele Termine Sie für Privatpatienten brauchen, die Sie grundsätzlich bis 24 Stunden zuvor an jedem Tag freihalten.
Entscheiden Sie dann, wie viele Termine Sie für Notfallpatienten brauchen und wann Sie diese Termine legen wollen. Tatsächlich planen viele Praxen die Notfallpatienten gar nicht ein oder legen sie gleich an den Anfang der Sprechstunde. Das ist nicht empfehlenswert, da Notfallpatienten den Praxisbetrieb schnell durcheinanderbringen. Legen Sie diese Termine idealerweise an das Ende der Sprechzeiten am Vormittag, um den Tagesplan nicht am Morgen zu beeinträchtigen. Diesen Zeitraum vor die Mittagspause zu legen, hat einen großen Vorteil: Sollte gar nichts zu tun sein, haben Sie und Ihr Team etwas Zeit, um liegengebliebene Aufgaben in Ruhe abzuarbeiten oder die Mittagspause zu verlängern.
4. Zeitplan für das Einbestellwesen diszipliniert einhalten
Haben Sie das Einbestellwesen auf dem Paper optimiert, geht es nun an die Umsetzung. Ein entscheidender Faktor dabei ist Ihre eigene Disziplin. Sicherlich tragen Sie eine Uhr am Handgelenk und auch an Ihrem PC ist eine zu finden – aber hängt auch in jedem Raum eine große Uhr, gut sichtbar an der dem Behandler gegenüberliegenden Wand? Diese Uhr haben Sie stets im Blick und können überprüfen, ob Sie sich an den Zeitplan halten.
Warum braucht es das? Wenn Sie und Ihr Team im Einbestellwesen einen Termin z.B. mit zehn Minuten einplanen, Sie aber 15 Minuten beim Patienten sind, dann stellt sich die Frage, woran das liegt. Ist der Temin im Einbestellwesen falsch angesetzt? Oder war der Patient vielleicht so nett, dass Sie sich nach der Behandlung noch unterhalten haben und der Termin deshalb länger ging? Der Grund muss in jedem Einzelfall entschieden werden.
Liegt es an der Zeitplanung, dann muss der Prozess noch weiter optimiert werden. Wenn es aber nicht an der Zeitplanung liegt, dann hilft nur Ihre eigene Disziplin: Wollen Sie ohne Stress und Zeitdruck arbeiten, müssen auch Sie Ihren Teil dazu beitragen und die geplanten Zeiten einhalten – eine gut sichtbare Uhr hilft Ihnen dabei!
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