Wenn aus einer Abweichung ein Steuerstrafverfahren wird
Katharina Lieben-ObholzerFolgt aus einer Betriebsprüfung ein Steuerrechtsverfahren, kann das nicht nur zu Nachzahlungen führen, sondern für Zahnärzte sogar berufsrechtliche Folgen haben. Rechtsanwältin Katharina Lieben-Obholzer gibt Tipps, wie Zahnärzte vorbeugen können und wie sie sich verhalten sollten, falls es zu einer Durchsuchung kommt.
Die Zahlen wirken auf den ersten Blick unauffällig, bis eine Betriebsprüfung beginnt. Eine Rückfrage führt zur nächsten, Unterlagen werden nachgefordert, einzelne Positionen lassen sich nicht mehr eindeutig einordnen. Was zunächst wie eine übliche Prüfungssituation erscheint, kann sich im Verlauf zu einer komplexeren Lage entwickeln.
In vielen Zahnarztpraxen entstehen Risiken dabei nicht durch vorsätzliches Fehlverhalten, sondern durch gewachsene Strukturen. Abläufe wurden über Jahre fortgeführt, Dokumentationen sind nicht einheitlich gestaltet und Abstimmungen mit dem Steuerberater erfolgen nicht immer durchgängig. Solange der Praxisbetrieb reibungslos funktioniert, bleibt dies häufig ohne unmittelbare Folgen, bis die Betriebsprüfung die Situation aufdeckt.
Dieser Beitrag soll Ihnen hilfreiche Punkte zur Vorbeugung einer Betriebsprüfung geben und Handlungsempfehlungen bei einer Betriebsprüfung vermitteln.
Typische Auslöser: Wo Prüfungen ansetzen
Betriebsprüfungen erfolgen in der Regel auf Grundlage konkreter Auffälligkeiten. Dazu zählen unter anderem Abweichungen zum Vorjahr oder Unterschiede zum Durchschnitt vergleichbarer Praxen. Solche Abweichungen sind nicht ungewöhnlich, können jedoch Anlass für eine vertiefte Prüfung sein, wenn sie nicht ohne Weiteres erklärbar sind.
Auch organisatorische Aspekte können eine Rolle spielen. Verzögerte Steuererklärungen oder nicht durchgehend nachvollziehbar dokumentierte Buchführungsprozesse können dazu führen, dass die Finanzverwaltung weiteren Klärungsbedarf sieht.
Entscheidend ist dabei weniger das Vorliegen einzelner Auffälligkeiten, sondern die Frage, ob diese plausibel und nachvollziehbar erläutert werden können. Ist dies nicht der Fall, kann die Finanzverwaltung zur Schätzung der Besteuerungsgrundlagen übergehen.
Frühe Phase der Prüfung: nachvollziehbar aufarbeiten
Bereits in einer frühen Phase der Prüfung kann es hilfreich sein, die vorhandenen Unterlagen und Zahlen gemeinsam mit dem Steuerberater zu analysieren. Ziel ist es, eine möglichst vollständige und nachvollziehbare Darstellung der Praxisabläufe und Geschäftsvorfälle zu erreichen.
Dabei sollte insbesondere darauf geachtet werden, dass wesentliche Vorgänge so dokumentiert sind, dass sie auch von außenstehenden Dritten eingeordnet werden können. Werden Unstimmigkeiten oder Lücken erkannt, empfiehlt es sich, diese systematisch aufzuarbeiten.
Ein solches Vorgehen kann dazu beitragen, die Ausgangssituation zu klären und die Grundlage für eine sachgerechte steuerliche Bewertung zu verbessern.
Wirtschaftliche Auswirkungen im Blick behalten
Unabhängig von der steuerlichen Einordnung können sich Verfahren auch auf die wirtschaftliche Situation der Praxis auswirken. Mögliche Steuernachforderungen können die Liquidität beeinflussen, während ein laufendes Verfahren organisatorische Ressourcen bindet.
Auch das Umfeld der Praxis kann auf solche Entwicklungen reagieren. Mitarbeitende, Kooperationspartner oder Finanzierungspartner nehmen Veränderungen häufig wahr und beziehen sie in ihre eigenen Entscheidungen ein. Vor diesem Hintergrund kann es sinnvoll sein, die wirtschaftliche Situation parallel zum Verfahren im Blick zu behalten.
Berufsrechtliche Risiken: Approbation und Zulassung im Blick behalten
Ein Aspekt, der in der Praxis häufig erst spät berücksichtigt wird, sind mögliche berufsrechtliche Folgen eines Steuerstrafverfahrens. Neben steuerlichen und strafrechtlichen Fragestellungen kann ein solches Verfahren auch Auswirkungen auf die berufliche Stellung als Zahnarzt haben.
Kommt es im Rahmen eines Verfahrens zu strafrechtlichen Vorwürfen, etwa wegen Steuerhinterziehung nach § 370 der Abgabenordnung, kann dies Anlass für eine Prüfung durch die zuständigen Behörden geben. Dabei wird unter anderem bewertet, ob die persönliche Zuverlässigkeit zur Ausübung des Berufs weiterhin uneingeschränkt gegeben ist. Grundlage hierfür ist § 5 des Zahnheilkundegesetz, der unter bestimmten Voraussetzungen Maßnahmen bis hin zum Widerruf der Approbation vorsieht.
Ob und in welchem Umfang sich ein Verfahren tatsächlich auf die Approbation auswirkt, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab. Maßgeblich sind insbesondere Art und Gewicht des zugrunde liegenden Sachverhalts sowie dessen Bedeutung für die berufliche Integrität.
Auch die vertragszahnärztliche Tätigkeit kann mittelbar betroffen sein. Es besteht die Möglichkeit, eine Zulassung zur vertragszahnärztlichen Versorgung zu überprüfen, wenn Zweifel an der Eignung oder Zuverlässigkeit bestehen. In bestimmten Konstellationen können steuerstrafrechtliche Sachverhalte dabei in die Gesamtbewertung einbezogen werden.
Verhalten bei einer Durchsuchung
Kommt es zu einer Durchsuchung, handelt es sich um eine besondere Situation, die ein ruhiges und überlegtes Vorgehen erfordert. Praxisinhaber sollten zunächst den Durchsuchungsbeschluss prüfen, um Umfang und Ziel der Maßnahme einordnen zu können.
Parallel dazu kann es hilfreich sein, die durchgeführten Maßnahmen nachvollziehbar zu dokumentieren. Dazu gehört insbesondere, festzuhalten, welche Unterlagen oder Datenträger eingesehen oder mitgenommen werden. Spontane inhaltliche Stellungnahmen sollten möglichst vermieden werden.
Gerade beim Zugriff auf digitale Systeme kann es zu umfangreichen Datenzugriffen kommen, die über den eigentlichen Prüfungsgegenstand hinausgehen. Praxisinhaber sollten darauf achten, dass solche Zugriffe im Rahmen der rechtlichen Vorgaben erfolgen und entsprechend eingegrenzt werden.
Die frühzeitige Einbindung rechtlicher Beratung kann dazu beitragen, das Vorgehen abzustimmen und sowohl steuerliche als auch berufsrechtliche Aspekte angemessen zu berücksichtigen.
Zugriff auf Patientenunterlagen: Was konkret zu tun ist
In Zahnarztpraxen ist darüber hinaus der Umgang mit Patientenunterlagen besonders sensibel. Diese unterliegen der Schweigepflicht, die auch strafrechtlich geschützt ist. Ein Verstoß kann nach § 203 des Strafgesetzbuch Konsequenzen haben und zugleich berufsrechtlich relevant sein.
Wenn Ermittlungsbehörden Zugriff auf Patientenunterlagen oder Praxissoftware verlangen, sollte zunächst geprüft werden, ob dies vom Durchsuchungsbeschluss gedeckt ist. Der Beschluss definiert den zulässigen Rahmen der Maßnahme.
Praxisinhaber sollten den Zugriff nicht eigenständig erweitern, sondern sich auf das rechtlich Erforderliche beschränken. Gleichzeitig ist es sinnvoll, jeden Zugriff genau zu dokumentieren, um später nachvollziehen zu können, welche Daten betroffen waren. Besondere Vorsicht ist bei digitalen Systemen geboten, da hier häufig große Datenmengen betroffen sind. Der Zugriff sollte, soweit möglich, technisch und inhaltlich begrenzt werden.
Ziel ist es, den rechtlichen Anforderungen nachzukommen und gleichzeitig die Vertraulichkeit sensibler Patientendaten zu wahren.
Durchsuchung in der Zahnarztpraxis: Was zu tun ist
Do:
Durchsuchungsbeschluss prüfen und einordnen
Ruhe bewahren und Überblick behalten
Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren
Verzeichnis der sichergestellten Unterlagen verlangen und prüfen
auf die Schweigepflicht hinweisen
frühzeitig rechtliche Beratung einbinden
Don’t:
vorschnelle Aussagen treffen
Unterlagen ungeprüft herausgeben
den Zugriff freiwillig ausweiten
Patientendaten unzulässig weitergeben
ohne Abstimmung handeln
Fazit: Vorausschauendes Handeln unterstützt die Stabilität
Steuerstrafverfahren entwickeln sich häufig aus mehreren Faktoren, die in ihrer Kombination zu einer komplexen Situation führen können. Dazu zählen insbesondere nicht durchgehend nachvollziehbar dokumentierte Abläufe, Abstimmungsdefizite oder verzögerte Reaktionen auf Auffälligkeiten.
Praxisinhaber können dazu beitragen, Risiken zu begrenzen, indem sie ihre Zahlen regelmäßig überprüfen, Abläufe nachvollziehbar dokumentieren und bei Bedarf frühzeitig Beratung einbeziehen. Ebenso kann es sinnvoll sein, steuerliche, rechtliche und wirtschaftliche Aspekte gemeinsam zu betrachten.
Ein solches Vorgehen unterstützt eine sachgerechte Einordnung der Situation und trägt dazu bei, die Praxis auch in anspruchsvollen Phasen stabil zu führen.
Katharina Lieben-Obholzer
Kanzlei für Medizin und Wirtschaft (Website)