Fahrten mit dem Dienstwagen: Das Finanzamt schaut genau hin
D&W RedaktionNutzt ein Arbeitnehmer den Dienstwagen auch privat, muss er dies als geldwerten Vorteil versteuern. Zwei Berechnungsarten sind dafür möglich. Eine lückenlose Dokumentation von privaten und dienstlichen Fahrten lohnt sich, denn das Finanzamt will es durchaus genau wissen.
Immer zum Jahresbeginn können Arbeitnehmende mit Firmenwagen entscheiden, wie der geldwerte Vorteil für das Auto berechnet werden soll – pauschal oder anhand der tatsächlichen Nutzung.
Im Nachhinein besteht die Möglichkeit, die Berechnungsart in der Steuererklärung für das betreffende Jahr umzuwandeln in die jeweils andere Variante. Zum Beispiel weil man feststellt, dass man aufgrund von aufgezeichneten Fahrten zur Arbeitsstelle steuerlich doch besser mit dem Fahrtenbuch als mit der Pauschalberechnung fährt.
Mit lückenloser Dokumentation dem Finanzamt zuvorkommen
Der Lohnsteuerhilfeverein Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH) mahnt: Gerade bei einem solchen Wechsel der Berechnungsart schaut das Finanzamt jetzt unter Umständen genau hin. Darauf weist laut VLH die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen in ihrer „Liste der zentralen und dezentralen Prüffelder“ hin. Heißt: Wer von der pauschalen auf die tatsächliche Nutzung wechselt, sollte eine lückenlose und ganzjährige Dokumentation aller Fahrten vorlegen können – sowohl der privaten als auch der zur Arbeit. Das kann zum Beispiel über die Zeiterfassung des Arbeitgebers erfolgen.
Zur Erklärung: Die Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen gibt – im Gegensatz zu den anderen Bundesländern – regelmäßig eine Liste heraus mit den jährlichen Prüfungsschwerpunkte der dortigen Finanzämter. Und darin ist in diesem Jahr das Thema zu Firmenwagen enthalten.
Pauschalberechnung oder Fahrtenbuch für den Dienstwagen
Ein Dienstwagen oder Firmenwagen, der auch privat genutzt werden darf, gilt steuerrechtlich als geldwerter Vorteil. Das heißt: Das Auto wird zu etwas Ähnlichem wie Lohn – und muss somit auch versteuert werden. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: die Pauschalberechnung oder die detaillierte Aufstellung aller Fahrten in einem Fahrtenbuch.
Bei der Pauschalberechnung müssen Arbeitnehmer jeden Monat ein Prozent des Neuwagen-Listenpreises versteuern (0,25 % bei Elektroautos bis 60.000 Euro). Dazu kommen 0,03 % für jeden Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte oder, falls die erste Tätigkeitsstätte nur gelegentlich aufgesucht wird, 0,002 % für jeden Entfernungskilometer multipliziert mit der Anzahl der Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte.
Für wen lohnt sich ein Fahrtenbuch für den Dienstwagen?
Ein Fahrtenbuch ist sinnvoll für Arbeitnehmende, die das Fahrzeug privat wenig nutzen, dafür aber aus beruflichen Gründen sehr viel mit dem Dienstwagen unterwegs sind. Im Fahrtenbuch müssen alle Fahrten notiert werden – sowohl die beruflichen als auch die privaten. Am Ende des Jahres wird dann zusammengezählt, und für die privaten Fahrten muss anteilig Einkommensteuer gezahlt werden.
Die VLH empfiehlt: Das Fahrtenbuch lohnt sich umso mehr, je niedriger die Gesamtkosten für den Firmenwagen sind. Wenn beispielsweise das Auto bereits abgeschrieben wurde oder ein Gebrauchtwagen ist, wenn der Arbeitnehmer die Benzinkosten selbst zahlen muss oder eine Zuzahlung zur Anschaffung des Dienstwagens geleistet hat, dann sollte aus steuerlichen Gründen auf jeden Fall ein Fahrtenbuch geführt werden. Letzteres wird übrigens auch bei der Pauschalmethode angerechnet.
Fahrtenbuch unbedingt korrekt führen
Abgesehen von dem besagten Hinweis der Finanzverwaltung Nordrhein-Westfalen sollte grundsätzlich immer auf eine korrekte Führung des Fahrtenbuchs geachtet werden. Denn ist das Finanzamt damit nicht einverstanden, weil eine Anforderung nicht erfüllt ist, kann es das Fahrtenbuch ablehnen. In diesem Fall wird der Dienstwagen automatisch mit der 1%-Regelung versteuert.
Entscheidet sich ein Arbeitnehmer für das Führen eines Fahrtenbuchs, sollte er dies vorab mit dem Arbeitgeber besprechen. Denn für die Ermittlung des geldwerten Vorteils mittels Fahrtenbuchmethode müssen sämtliche Kosten des Fahrzeugs nachgewiesen werden. Selbst bei einem vorbildlich geführten Fahrtenbuch kann das Finanzamt den Wechsel der Berechnungsart ablehnen, wenn der Arbeitgeber nicht alle Belege zur Verfügung stellt.
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Quelle: Vereinigte Lohnsteuerhilfe e. V. (VLH)