Checkliste: Praxissoftware in der Zahnarztpraxis
Marzena SickingDiese Checkliste unterstützt Sie dabei, Auswahl, Einführung und laufenden Betrieb Ihrer Praxissoftware strukturiert und wirtschaftlich sinnvoll zu gestalten.
Vorbereitung und Anforderungsanalyse
Bestehende Abläufe in Anmeldung, Behandlung und Verwaltung analysiert
Schriftlicher Anforderungskatalog erstellt (Muss‑ und Kann‑Kriterien)
Folgende Bereiche berücksichtigt:
Termin- und Ressourcenplanung
Behandlungsdokumentation und Befund
Röntgen‑, Foto- und Laborschnittstellen
KZV‑ und Privatabrechnung
Recall, Patientenkommunikation, Statistiken
Praxisgröße, Spezialisierungen und ggf. Mehrstandortstruktur in den Anforderungen abgebildet
Zeitliche und finanzielle Ressourcen für Auswahl und Einführung eingeplant
Auswahl der passenden Praxissoftware
Mindestens zwei bis drei Anbieter anhand des Anforderungskatalogs verglichen
Live-Demos oder Testversionen mit typischen Praxisfällen genutzt
Rückmeldungen des gesamten Teams (Anmeldung, ZFA, Verwaltung, Behandler:innen) eingeholt
Benutzerfreundlichkeit, Geschwindigkeit und Übersichtlichkeit der Oberfläche bewertet
TI‑Fähigkeit und KIM‑Anbindung geprüft
Schnittstellen zu vorhandenen Geräten (z. B. Röntgen, Intraoralscanner) und Systemen abgefragt
Referenzpraxen oder Erfahrungsberichte zum jeweiligen System berücksichtigt
Vertragsgestaltung und Rahmenbedingungen
Lizenzmodell (Kauf, Miete, Cloudlösung) verstanden und schriftlich dokumentiert
Vertragslaufzeit, Kündigungsfristen und Verlängerungsmodalitäten geprüft
Regelungen zu Wartung, Support und Update-Zyklen klar festgehalten
Datenhoheit vertraglich geregelt (Wer ist Eigentümer der Daten?)
Formate und Kosten für Datenexport bei Systemwechsel oder Praxisübergabe geklärt
Auftragsverarbeitungsvertrag (DSGVO) mit dem Anbieter abgeschlossen und abgelegt
Einführung und Datenmigration
Projektplan für die Umstellung erstellt (Meilensteine, Verantwortliche, Zeitplan)
Zu migrierende Daten definiert (Stammdaten, Behandlungsdokumentation, Röntgen, Dokumente)
Testmigration mit Stichprobenkontrolle auf Vollständigkeit und Richtigkeit durchgeführt
Strategie für den Parallelbetrieb von Alt- und Neusystem (falls erforderlich) festgelegt
Altdaten, die nicht migriert werden, klar gekennzeichnet und archiviert
Go-Live-Termin außerhalb der Hauptpatientenzeiten angesetzt
Benutzerverwaltung und Rechtekonzept
Individuelle Benutzerkonten für alle Mitarbeitenden erstellt (keine Sammel-Logins)
Rollen- und Rechtekonzept definiert (z. B. Anmeldung, Abrechnung, Behandler:innen, Admin)
Administratorenrechte auf wenige, klar benannte Personen begrenzt
Protokollierung von Zugriffen und relevanten Änderungen aktiviert (soweit möglich)
Standardprozesse für:
Anlage neuer Benutzer
Rechteänderungen
Deaktivierung bei Austritt festgelegt
Schulung und Anwendung im Praxisalltag
Einführungs-Schulung durch Anbieter oder IT‑Dienstleister für das gesamte Team durchgeführt
Nachschulungen für einzelne Funktionsbereiche (z. B. Abrechnung, QM, Controlling) organisiert
Onboarding-Konzept für neue Mitarbeitende erstellt (Checkliste „Einführung in die Praxissoftware“)
Interne Kurzanleitungen/Leitfäden für wiederkehrende Vorgänge vorhanden, z. B.:
Anlage von Neupatient:innen
Erstellen von Behandlungsplänen
Abrechnungsabläufe
Nutzung von Leistungsketten, Vorlagen und Textbausteinen für Standardbehandlungen etabliert
Regelmäßige Teamrunde zur Optimierung von Workflows in der Software eingeführt
Abrechnung, Controlling und Auswertungen
KZV‑ und Privatabrechnung im System vollständig eingerichtet und getestet
Prüfläufe und Plausibilitätskontrollen vor Abrechnungsabschluss genutzt
Standardauswertungen definiert, z. B.:
Monatsumsatz nach Behandler:in und Leistungsart
Recall‑Quote
Ausfall- und Nichterscheiner-Quote
Kennzahlen für Praxissteuerung regelmäßig abgerufen und besprochen
Exportmöglichkeiten zu Buchhaltung oder Steuerberater technisch und organisatorisch geklärt
Wartung, Support und Updates
Wartungsvertrag mit klaren Reaktionszeiten bei Störungen abgeschlossen
Interne Ansprechperson für Supportfälle benannt
Verfahren bei Störungen definiert (Dokumentation, Kontaktwege, Prioritäten)
Update-Strategie festgelegt:
Zeitpunkt (z. B. außerhalb der Sprechzeiten)
Information des Teams über Änderungen
ggf. kurze Nachschulung nach größeren Updates
Änderungsdokumentation des Herstellers (Release-Notes) wird regelmäßig geprüft
Datensicherung und Ausfallsicherheit
Regelmäßige Datensicherung (mindestens täglich) aller praxisrelevanten Daten eingerichtet
Backups automatisiert und mit Protokollierung versehen
Mindestens eine Datensicherung räumlich getrennt oder offline aufbewahrt
Testwiederherstellungen in definierten Abständen durchgeführt
Notfallplan für Softwareausfälle vorhanden (Papierprozesse, Notfallformulare, Nachdokumentation)
Team über das Vorgehen im Störungsfall informiert (wer macht was, wen anrufen?)
IT‑Sicherheit und Datenschutz im Zusammenhang mit der Praxissoftware
Nutzung der Praxissoftware in das IT‑Sicherheitskonzept der Praxis eingebunden
Zugriff auf die Software nur über abgesicherte Praxis- oder VPN‑Netze möglich
Fernwartungszugriffe dokumentiert und auf notwendige Fälle beschränkt
Zugriff auf besonders sensible Daten (z. B. Gutachten, Fotos, Gutachterfälle) zusätzlich eingeschränkt
Schulungen zu Datenschutz und IT‑Sicherheit regelmäßig durchgeführt und dokumentiert
Individuelle und regionale Anforderungen berücksichtigen
Diese Checkliste dient nur der allgemeinen Information zum Thema und bietet eine erste Orientierung zur Auswahl und Nutzung von Praxissoftware in der Zahnarztpraxis. Ergänzen Sie sie um Ihre individuellen Anforderungen, Besonderheiten Ihrer Fachausrichtung und die Vorgaben von Kammer, KZV und Aufsichtsbehörden.