Jahresurlaub planen: Mit diesem Insiderwissen vermeiden Sie kostspielige Fehler
Judith MeisterDie schönste Zeit des Jahres mag für die Belegschaft erholsam sein. Für Arbeitgeber bedeutet sie vor allem: Viel Arbeit und juristische Fallstricke. Mit etwas Weitblick und Disziplin lässt sich die Urlaubsplanung in der Praxis aber auf rechtssichere Füße stellen.
Das neue Jahr ist erst wenige Wochen alt. Und doch dürften in vielen Zahnarztpraxen bereits die Verteilungskämpfe um die besten Urlaubtermine begonnen haben. Je nachdem, wie heterogen die Belegschaft ist, kann es für Zahnärzte schwierig sein, allen Arbeitnehmern gerecht zu werden und zugleich sicherzustellen, dass der Praxisbetrieb auch während der klassischen Ferienzeiten reibungslos weitergeht.
Betriebsferien: Der Holzhammer mit begrenzter Wirkung
Der eine oder andere Praxischef mag daher versucht sein, das Problem über die Anordnung von Betriebsferien zu lösen. Wer hofft, durch einen solchen Schritt alle Querelen um die „schönste Zeit des Jahres“ aus der Welt geschafft zu haben, der irrt jedoch.
Denn auch wenn Zahnärzte festlegen dürfen, wann sie die Praxis schließen und damit die Belegschaft in den Zwangsurlaub schicken, sparen sie sich damit nur einen Teil der Organisationsarbeit. Denn einen Teil ihres Jahresurlaubs müssen die Arbeitnehmer auch in solchen Konstellationen noch zur freien Verfügung haben. Als Faustregel hiervor nennen Juristen meist einen Anteil von zwei Fünftel des Jahresurlaubs. Wenn einen Arbeitnehmer also 25 Tage Urlaub pro Jahr zustehen, dann muss er davon mindestens zehn Tage als „frei disponierbare Zeit“ erhalten.
In Kleinpraxen kann sich dieser Wert zwar noch einmal deutlich reduzieren. Dennoch gilt: Betriebsferien lösen Planungsprobleme beim Jahresurlaub – wenn überhaupt – dann nur unvollständig.
Umso wichtiger ist es, dass sich Praxischefinnen und Praxischefs alljährlich die wichtigsten urlaubsrechtlichen Vorgaben vergegenwärtigen und auch die aktuelle Rechtsprechung zu diesem Thema im Blick behalten, um kostspielige Fehler bei der Planung zu vermeiden.
Urlaubsantrag: Wünsche der Arbeitnehmer sind (wenn möglich) zu berücksichtigen
Die wichtigsten Regelungen zum Thema Urlaub finden sich in Deutschland im Bundesurlaubsgesetz (BurlG). Dessen Paragraf sieben bestimmt: Arbeitgeber müssen die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer grundsätzlich berücksichtigen. Ein Vetorecht haben Chefs nur, wenn dringende betriebliche Belange oder vorrangige Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer gegen die Urlaubsgewährung zum Wunschtermin sprechen.
Das bedeutet konkret: Wenn im Hochsommer bereits etliche Praxen in derselben Region Betriebsferien haben und der Zahnarzt als deren Vertreter benannt ist, muss in dieser Zeit zumindest ein Teil der Belegschaft anwesend sein, um die Patientenversorgung sicherzustellen. Denkbar ist es zudem, in Zeiten mit erfahrungsgemäß besonders hohem Arbeitsanfall (etwa vor Weihnachten) keinen Urlaub zu genehmigen.
Neben den betrieblichen Belangen müssen Zahnärzte bei der Urlaubsgewährung auch auf soziale Aspekte achten: Wenn also zwei angestellte Kollegen während der Osterferien Urlaub beantragen, aber nur einer den Zuschlag erhalten kann, dann sollte die zweifache Mutter den Zuschlag erhalten, nicht der kinderlose Single.
Sanfter Druck von oben: Dass der Urlaub genommen wird, ist (auch) Chefsache
Die alte Regel, dass unverbrauchter Urlaub spätestens zudem 31. März des Folgejahres verfällt, hat sich inzwischen überholt. Denn nach der Rechtsprechung ist es nicht mehr nur Aufgabe der Arbeitnehmer, ihren Urlaub rechtzeitig zu nehmen. Auch die Arbeitgeber sind inzwischen in der Pflicht.
Nach den Vorgaben des Bundesarbeitsgerichts (BAG) müssen sie ihre Arbeitnehmer aktiv in die Lage versetzen, ihren Urlaub wahrzunehmen. Und dieser Pflicht kommen Praxischefinnen und Praxischefs nach Auffassung der Erfurter Richter nur dann nach, wenn sie jeden einzelnen Angestellten rechtzeitig darauf hinweisen, dass er fürs laufende Jahr noch offene Urlaubstage hat und das diese verfallen, wenn er sie nicht rechtzeitig nimmt.
Zahnärztliche Arbeitgeber sollten also möglichst früh im Jahr detaillierte Informationsschreiben in Sachen Urlaub verfassen und deren Versand an jeden einzelnen Arbeitnehmer genau dokumentieren. Wichtig: Die Schreiben müssen nicht nur Informationen dazu enthalten, wie viele Urlaubstage angestellten Zahnärztinnen und Zahnärzten bzw. dem nichtzahnärztlichen Personal zustehen. Sie müssen die Arbeitnehmer auch unmissverständlich dazu auffordern, ihren Urlaub so rechtzeitig zu beantragen, dass sie ihn noch im laufenden Kalenderjahr abfeiern können.
Risiko des Verfalls von Urlaubstagen muss benannt werden
Zwingend ist es zudem, im selben Schrieb eindeutig darauf hinweisen, dass der Urlaub grundsätzlich am Ende des Kalenderjahres verfällt, wenn der oder die Betreffende zwar in der Lage war, die freien Tage im laufenden Kalenderjahr zu nehmen, dies aber aus freien Stücken nicht getan hat.
Fehlt eine solche Belehrung (oder weist das Schreiben an die Arbeitnehmer Fehler auf) können nicht genommene Urlaubstage theoretisch bis in alle Ewigkeit aufgespart werden. Zahnärzte sollten sich bei der Gestaltung der Infoschreiben daher im Zweifel von einem spezialisierten Rechtsanwalt unterstützen lassen und den Versand der Schreiben akribisch dokumentieren.