Wirtschaftsnachrichten für Zahnärzte | DENTAL & WIRTSCHAFT
Checklisten
Gesetzliche Vorschriften

Checkliste: Qualitätsmanagement (QM) in der Zahnarztpraxis

Marzena Sicking

Ein robustes Qualitätsmanagement ist in Zahnarztpraxen nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern entscheidend für Patientensicherheit, Praxisorganisation, Hygiene und wirtschaftliche Stabilität. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, alle wesentlichen Elemente eines modernen QM‑Systems systematisch abzudecken und praxisnah umzusetzen.

Inhaltsverzeichnis

Grundlagen und gesetzliche Anforderungen

  • Umsetzung der G-BA-Richtlinie Qualitätsmanagement prüfen

  • Verantwortliche Person für QM benennen

  • QM-Handbuch vollständig, aktuell und zugänglich halten

  • Jährliche Überprüfung aller QM-Prozesse

  • Vorbereitung auf Praxisbegehungen (Gesundheitsamt, Strahlenschutz, Gewerbeaufsicht)

Hygiene- und Infektionsschutz

  • Umsetzung der RKI/BfArM-Empfehlungen sicherstellen

  • Hygieneplan schriftlich dokumentieren und regelmäßig aktualisieren

  • Validierung und Routinekontrollen von Thermodesinfektor, Autoklav und Siegelgerät durchführen

  • Schulungsnachweise für Hygiene und Aufbereitung dokumentieren

  • Klare Trennung von reinem und unrein/kontaminiertem Bereich

  • Vollständige persönliche Schutzausrüstung (PSA) bereitstellen

Aufbereitung von Medizinprodukten

  • Risikoeinstufung der Instrumente (kritisch A/B, semikritisch A/B) dokumentieren

  • Lückenlose Dokumentation aller Prozessschritte: Reinigung, Desinfektion, Kontrolle, Verpackung, Sterilisation, Freigabe

  • Chargenprotokolle vollständig führen

  • Patientenbezogene Rückverfolgbarkeit sicherstellen

  • Regelmäßige Sicht- und Funktionskontrollen aller Instrumente

Strahlenschutz und Röntgenqualität

  • Strahlenschutzbeauftragte Person benennen

  • Aktuelle Fachkunde- und Kenntnisnachweise vorhalten

  • Durchführung und Dokumentation aller Konstanzprüfungen

  • Röntgenbuch bzw. digitale Dokumentation vollständig führen

  • Patientenaufklärung jederzeit nachvollziehbar dokumentieren

  • Schutzausrüstung (Bleischürzen, Schilddrüsenschutz) bereitstellen

Patientenorientierung und Kommunikation

  • Beschwerdemanagement definieren und dokumentieren

  • Regelmäßiges Patientenfeedback einholen (analog oder online)

  • Transparente Information zu Wartezeiten, Abläufen und Kosten

  • Rechtssichere Aufklärung über IGeL-Leistungen sicherstellen

  • Barrierearme Kommunikation und Praxisgestaltung prüfen

Mitarbeiterführung und Teamorganisation

  • Klare Aufgabenverteilung im Team (ZFA, ZMP, DH, ZMV, Verwaltung)

  • Regelmäßige Team- und Fallbesprechungen durchführen

  • Einarbeitungskonzepte für neue Mitarbeitende bereitstellen

  • Fortbildungsplanung für das gesamte Team umsetzen

  • Pflichtunterweisungen (Hygiene, Strahlenschutz, Arbeitsschutz, Notfall) jährlich dokumentieren

Wirtschaftlichkeit und Abrechnungsqualität

  • Interne Kontrolle der Abrechnungen (BEMA, GOZ, Labor/BEL/BEB)

  • Prozesse zur Fehlervermeidung festlegen

  • Analyse wirtschaftlicher Kennzahlen (Stuhlzeiten, Prophylaxeauslastung, Materialkosten)

  • Systematische Lagerhaltung mit Mindestbeständen und MHD-Kontrolle

  • Verträge mit Laboren, Lieferanten und Dienstleistern regelmäßig überprüfen

Notfall- und Risikomanagement

  • Notfallplan erstellen und allen Mitarbeitenden zugänglich machen

  • Jährliche Notfalltrainings inklusive Reanimation durchführen

  • Notfallkoffer vollständig bestücken und dokumentiert warten

  • Risikoanalysen durchführen (Geräteausfälle, Personalausfälle, IT-Probleme)

  • Maßnahmenplanung zur Sicherstellung der Versorgung

Geräte- und Technologie-Management

  • Wartungs- und Prüfpläne für alle Geräte erstellen

  • Medizinproduktebuch vollständig führe

  • Prüfungen nach MPBetreibV fristgerecht durchführen

  • Störungen und Reparaturen dokumentieren

  • Funktionsprüfung von Behandlungseinheiten, Absauganlagen, Röntgen- und Sterigeräten sicherstellen

Datenschutz und IT-Sicherheit

  • DSGVO-Konzept vollständig dokumentieren (TOMs, Verarbeitungsverzeichnis, AV-Verträge)

  • Jährliche Datenschutzschulungen durchführen

  • Klare Zugriffsrechte für Praxissoftware definieren

  • Datensicherungen technisch und organisatorisch sicherstellen

  • Notfallplan für IT-Ausfälle erstellen

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

  • Jährliche interne QM-Audits planen und durchführen

  • Zielsetzungen für Verbesserungsmaßnahmen definieren

  • Maßnahmen dokumentieren und prüfen

  • Ergebnisse mit Vorjahresdaten vergleichen

  • Team aktiv in den Verbesserungsprozess einbinden

Individuelle Beratung

Diese Checkliste dient als praxisorientierte Grundlage für ein umfassendes Qualitätsmanagement in der Zahnarztpraxis. Sie ersetzt keine individuelle Beratung zu Hygiene, Strahlenschutz oder Datenschutz und muss stets an aktuelle gesetzliche Vorgaben angepasst werden.