Der Termin für die Hygienebegehung steht fest – was nun?
Sie kommt immer zur Unzeit und trifft Zahnarztpraxen nicht selten unvorbereitet: Die Ankündigung einer Hygienebegehung flattert in den Briefkasten – was nun?
Auch eine von mir betreute Zahnarztpraxis erhielt kürzlich überraschend eine solche Ankündigung. Unmittelbar nach Posteingang wurde ich von der Praxis kontaktiert. Denn zunächst ist die Panik groß: Wie geht es jetzt weiter? Was wird für die Begehung benötigt? Was ist in diesem Moment „nice to have“? – solche und viele andere Fragen tauchen auf.
Das Wichtigste ist in diesem Moment: Ärmel hochkrempeln, tief durchatmen und Ruhe bewahren! Denn in der Regel bleibt ja noch etwas Zeit, um das Team und die Praxis auf die Begehung vorzubereiten.
Hygiene, Sauberkeit und Ordnung in der Praxis überprüfen
Ich verschaffe mir grundsätzlich zu Beginn der Zusammenarbeit mit einer neuen Zahnarztpraxis gerne einen Überblick über die Praxis, die Räumlichkeiten, die Ausstattung etc. Wie ist es um die Hygiene, Sauberkeit und Ordnung bestellt? Ist alles an seinem Platz? Welche Medizinprodukte gibt es in der Praxis? Welches Behandlungsspektrum deckt die Praxis ab? Wie sieht der Aufbereitungsraum aus? Das Lager, die Behandlungszimmer?
Sehr schnell kommt immer wieder das Thema Platzmangel auf. Denn ein Aufbereitungsraum ist ein Aufbereitungsraum und kein Lager. Dann stellt sich sehr oft die Frage: Wohin mit den ganzen Lagerbeständen (und anderen Dingen, die im Aufbereitungsraum nichts zu suchen haben)?
Bekanntermaßen sind die Begeher sehr neugierig – und ich bin es auch. Kein Schrank und keine Schublade ist vor deren und meinen Blicken sicher. Alle Informationen hierzu und noch viele mehr sammle ich im Praxis-Check. Als nächstes sprechen wir über die – hoffentlich vorhandene – QM-Dokumentation. Ist alles vollständig, aktuell und auffindbar? Sind alle Checklisten ausgefüllt? Wird QM gelebt?
Auf Basis des Praxis-Checks erstelle ich einen Fahrplan für die kommenden Wochen. Was gibt es in der Praxis noch zu tun? Wie sieht es mit der Dokumentation aus? Sind alle Verfahrensanweisungen und Checklisten vorhanden, oder müssen diese noch erstellt werden?
In beiden Fällen unterstütze ich die Praxis mit Rat und Tat und helfe bei der Erstellung der QM-Dokumentation.
QM-Dokumente zusammenstellen
In den meisten Bundesländern sollen die wichtigsten QM-Dokumente vor der Begehung eingereicht werden, damit die Begeher sich einen ersten Überblick verschaffen können. Hierzu gehören immer die Risikoklassifizierung der Medizinprodukte (MP), das Bestandsverzeichnis der aktiven MP und die Validierungsberichte der Aufbereitungsgeräte sowie eventuell weitere Dokumente. Das ist durchschnittlich vier Wochen nach Ankündigung der Begehung zu erledigen. Sind die Unterlagen eingereicht, verbleiben noch etwa zwei Wochen, um der Praxis den letzten Feinschliff zu verpassen und eventuell fehlende QM-Dokumente zu erstellen, wie teilweise der Hygieneplan, die Verfahrensanweisungen zur Aufbereitung der MP, die Anweisungen zu den Routinekontrollen und die dazugehörigen ausgefüllten Checklisten, Mitarbeiterqualifikationen und mehr.
Gute Vorbereitung auf die Hygienebegehung zahlt sich aus
Es gibt viel zu tun in der Vorbereitung. Das alles in der kurzen Zeit zwischen Ankündigung der Begehung und der Begehung selbst zu schaffen, ist – neben dem normalen Tagesgeschäft, Personalmangel, etc. – eine Mammutaufgabe. Meist ist es ohne externe Unterstützung nicht möglich, in der kurzen Zeit den Überblick zu behalten. Es macht also durchaus Sinn, sich nicht erst dann mit der begehungssicheren Gestaltung der Praxis und der QM-Dokumentation zu beschäftigen, wenn die Ankündigung in den Briefkasten flattert.
Daniela Lorbach unterstützt (Zahn-)Arztpraxen bei der Einführung und Weiterentwicklung eines effektiven und nachhaltigen QM-Systems in der Praxis.
Als Qualitätsmanagerin und zertifizierte Lead-Auditorin nach DIN EN ISO9001 steht sie für ein nachhaltiges, rechtssicheres und wirksames QM.
E-Mail: mail@qm-lorbach.de