Planung statt Gewohnheit

Teamroutinen, die funktionieren – und solche, die den Praxisalltag bremsen

Marzena Sicking

29.03.2026

© Artur Szczybylo/Zofia - stockadobe.com

Welche Teamroutinen den Praxisalltag erleichtern und welche ihn bremsen: So verbessern Zahnarztpraxen Kommunikation, Abläufe und Zusammenarbeit.

In der Zahnmedizin bestimmen eingespielte Abläufe die Qualität des gesamten Arbeitstages. Teamroutinen beeinflussen, wie effizient Behandlungen ablaufen, wie gut Patient*innen betreut werden und wie stabil die Zusammenarbeit im Team funktioniert. Doch viele dieser Routinen haben sich im Laufe der Zeit entwickelt, ohne jemals bewusst geplant oder hinterfragt worden zu sein.

Warum Teamroutinen im Praxisalltag entscheidend sind

In kaum einem medizinischen Umfeld greifen Tätigkeiten so eng ineinander wie in der Zahnmedizin. Jede Unklarheit kostet Zeit – und belastet am Ende das gesamte Team. Routinen schaffen hier eine unsichtbare, aber enorm wirksame Struktur. Sie sorgen dafür, dass Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Erwartungen klar definiert sind. Problematisch wird es jedoch, wenn Abläufe zwar bestehen, aber keinerlei Funktion mehr erfüllen. Viele Prozesse entstehen zufällig – „weil es schon immer so war“ oder als provisorische Lösung in stressigen Phasen. Solche Gewohnheiten wirken lange nach und können zu echten Produktivitätsbremsen werden.

Der Tagesstart: Kleine Routine, große Wirkung

Gut funktionierende Routinen müssen nicht spektakulär sein. Ein kurzes Team-Check-in zu Beginn des Arbeitstages – nicht länger als eine reguläre Raumdesinfektion – reicht oft aus, um Orientierung zu schaffen.

Vorteile eines strukturierten Tagesstarts:

• Alle kennen Besonderheiten des Tages.

• Engpässe werden früh erkannt.

• Der Kommunikationsaufwand über den Tag hinweg sinkt deutlich.

• Missverständnisse und Doppelwege werden vermieden.

Damit entsteht ein gemeinsames Lagebild, ohne eine zeitraubende Meetingkultur zu etablieren.

Übergaben: Von der informellen Notiz zum verlässlichen Standard

Übergaben zwischen Behandler*innen und Assistenz gehören zu den kritischsten Momenten im Praxisbetrieb. Viele Praxen arbeiten hier informell – ein kurzer Satz, ein Hinweis im Vorbeigehen. In Zeiten komplexer Behandlungsabläufe reicht das jedoch nicht mehr aus.

Professionelle Übergaberoutinen sorgen dafür, dass:

• keine Informationen verloren gehen,

• Dokumentationen vollständig sind,

• Instrumente und Materialien vorbereitet bereitliegen,

• das Team sicherer und zügiger arbeitet.

Besonders in Phasen hoher Taktung schaffen standardisierte Übergaben Stabilität.

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Wenn Routinen zur Belastung werden

Ironischerweise fallen gute Routinen kaum auf – erst ihr Fehlen erzeugt Chaos. Kritisch wird es, wenn Abläufe ihre Funktion verlieren und dennoch fortgeführt werden.

Typische Beispiele:

• Große Teammeetings, die früher wichtig waren, heute aber vor allem Zeit blockieren.

• Informelle Routinen, die nur funktionieren, solange bestimmte Personen anwesend sind.

• Undokumentierte Prozesse, die beim Personalausfall sofort ins Stocken geraten.

Solche Strukturen sind nicht steuerbar und führen zu vermeidbaren Fehlern und Verzögerungen.

Gute Führung bedeutet: Routinen sichtbar machen und aktiv gestalten

Praxisnahe Führung versteht Routinen als gestaltbare Elemente. Erfolgreiche Praxen analysieren regelmäßig:

• Welche Abläufe unterstützen uns wirklich?

• Welche sind Tradition, aber ohne Nutzen?

• Welche müssen erneuert werden, weil sie nicht mehr zur Arbeitsrealität passen?

Praxen, die diese Fragen aktiv bearbeiten, berichten von höherer Prozesssicherheit, klarerer Kommunikation und einem deutlich stressärmeren Arbeitsalltag. Das Team kann seine Energie dort einsetzen, wo sie am dringendsten gebraucht wird: bei den Patientinnen und Patienten.