Checkliste: Digitalisierung in der Zahnarztpraxis

Strategie und Verantwortlichkeiten

• Schriftliche Digitalisierungsstrategie vorhanden (Ziele, Prioritäten, Zeitplan)

• Verantwortliche Person für „Digitalisierung & IT“ benannt

• Zuständigkeiten für Auswahl und Einführung neuer Software/Hardware klar geregelt

• Budget für Digitalisierungsprojekte eingeplant

• Regelmäßige Überprüfung der Digitalisierungsziele (z. B. im Rahmen von QM‑Besprechungen)

Digitale Praxisorganisation

• Terminplanung vollständig digital organisiert

• Ressourcenplanung integriert (Behandlungszimmer, Behandler:innen, Assistenz, Geräte)

• Online‑Terminvereinbarung eingeführt oder bewusst ausgeschlossen und begründet dokumentiert

• Automatische Terminerinnerungen (SMS/E-Mail) eingerichtet und getestet

• Standardisierte digitale Workflows für:

  • Neupatient:innen-Aufnahme

  • Recall-Management

  • OP- und Langesitzungs‑Planung

  • Ausfallmanagement (z. B. Wartelisten)

Digitale Dokumentation und Aktenführung

• Patientenkartei vollständig digital oder hybrides System eindeutig geregelt

• Anamnesebögen und Einwilligungen digital ausfüllbar (Tablet, Portal, Praxis-PC)

• Einheitlicher Standard zur Dateibenennung (Befunde, Fotos, Dokumente) festgelegt

• Scan-Prozess für Papierunterlagen definiert (zuständige Person, Ablageort, Qualitätskontrolle)

• Aufbewahrungsfristen im digitalen System hinterlegt und berücksichtigt

• Zugriffsrechte auf besonders sensible Dokumente (z. B. Gutachten) eingeschränkt

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Checkliste: Datenschutz und Patientenrechte in der Zahnarztpraxis

In einer Zahnarztpraxis ist der Datenschutz ein sensibles Thema, da täglich mit vertraulichen Patientendaten gearbeitet wird. Datenschutzvorgaben wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und branchenspezifische Regelungen verpflichten Praxisinhaber zu strengen Sicherheitsmaßnahmen im Umgang mit personenbezogenen Daten. Diese Checkliste soll Ihnen helfen, die wichtigsten Datenschutzrichtlinien und Patientenschutzmaßnahmen effektiv und rechtssicher umzusetzen.

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Digitale Patientenkommunikation

• Praxiswebsite aktuell (Team, Leistungen, Öffnungszeiten, Kontakt, Impressum, Datenschutz)

• SSL‑Verschlüsselung der Website aktiv

• Kontaktformulare datenschutzkonform gestaltet (Hinweise, Einwilligung, Speicherdauer)

• Recall-Prozesse digital umgesetzt (E-Mail/SMS/Brief) und Einwilligungen dokumentiert

• Strategie für Bewertungen und Social Media festgelegt

• Standardisierte Textbausteine für:

  • Terminbestätigung und -erinnerung

  • Therapieplan-Information

  • Zahlungserinnerungen

Digitale Workflows in Diagnostik und Therapie

• Röntgen- und Bildgebungsgeräte an die Praxissoftware angebunden

• Digitale Fotodokumentation in feste Workflows integriert

• Befunde, Planungen und Laborunterlagen digital mit der Patientenakte verknüpft

• Elektronische Übermittlung an Labore (soweit möglich) etabliert

• Digitale Aufklärungs- und Informationsmaterialien (z. B. 3D-Animationen, Tablets) im Alltag nutzbar

Rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen

• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (DSGVO) um alle digitalen Prozesse ergänzt

• Digitale Prozesse im QM‑Handbuch beschrieben

• Schulungen des Teams zu neuen digitalen Abläufen regelmäßig und nachweisbar durchgeführt

• Auftragsverarbeitungsverträge mit:

  • Praxissoftware-Anbieter

  • Cloud‑Diensten (Backup, Terminportale etc.)

  • IT‑Dienstleistern abgeschlossen und abgelegt

Regionale und individuelle Anforderungen beachten

Diese Checkliste dient der allgemeinen Information. Passen Sie die Punkte noch individuell an Praxisgröße, Spezialisierung und an die Vorgaben Ihrer Kammer, KZV und Aufsichtsbehörden an.

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Checkliste: Qualitätsmanagement (QM) in der Zahnarztpraxis

Ein robustes Qualitätsmanagement ist in Zahnarztpraxen nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern entscheidend für Patientensicherheit, Praxisorganisation, Hygiene und wirtschaftliche Stabilität. Die folgende Checkliste hilft Ihnen, alle wesentlichen Elemente eines modernen QM‑Systems systematisch abzudecken und praxisnah umzusetzen.

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