Warenwirtschaft in der Zahnarztpraxis
Daniela LorbachFehl- oder Überbestände sind in vielen Praxen an der Tagesordnung. Doch welche Kosten entstehen dadurch – und wie lässt sich die Lagerhaltung effizienter gestalten? Daniela Lorbach zeigt praxisnahe Lösungsansätze auf.
Eine typische Situation im Praxisalltag: Materialien fehlen, die für eine Behandlung dringend benötigt werden. Im ungünstigsten Fall muss dadurch sogar ein Termin verschoben oder abgesagt werden. Gleichzeitig kommt es in vielen Praxen zu Überbeständen – Materialien liegen zu lange im Lager, Verfalldaten werden überschritten und Produkte müssen ungenutzt entsorgt werden. Das verursacht vermeidbare Kosten und bindet unnötig Kapital.
Mit einer strukturierten Lagerorganisation lässt sich dieses Problem deutlich reduzieren. Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, die Materialwirtschaft effizient zu gestalten: eine analoge oder eine digitale Lagerhaltung.
Analoge Lagerhaltung
Bei der analogen Lagerhaltung werden für alle Materialien Mindestbestände definiert, die im Lager vorhanden sein müssen. Wird dieser Bestand unterschritten, muss rechtzeitig nachbestellt werden.
In vielen Praxen hat sich hierfür ein Kanban-System bewährt. Dabei wird für jedes Material eine Karte oder ein Bestellhinweis hinterlegt. Sobald die definierte Mindestmenge erreicht ist, wird die entsprechende Karte in eine dafür vorgesehene Bestellbox gelegt.
Die für das Bestellwesen zuständige Person kontrolliert diese Box regelmäßig und löst die erforderlichen Bestellungen aus. Dieses einfache System sorgt für Transparenz und verhindert, dass wichtige Materialien unerwartet ausgehen.
Digitale Lagerhaltung
Eine Alternative stellt die digitale Lagerverwaltung dar. Hier werden Mindestbestände in einer Software oder bei einem externen Anbieter hinterlegt. Die Materialien sind mit Barcodes versehen und können beim Entnehmen oder beim Erreichen der Mindestmenge gescannt werden.
Die Information wird direkt in das System übertragen. Auf dieser Basis kann eine Bestellung vorbereitet oder – je nach System – automatisch ausgelöst werden. Dadurch werden Bestellprozesse vereinfacht und Fehlerquellen reduziert.
Struktur im Lager schafft Übersicht
Unabhängig davon, ob analog oder digital gearbeitet wird, gilt: Eine klare Struktur im Lager ist entscheidend.
Alle Materialien sollten einen festen Platz haben und übersichtlich angeordnet sein. So lassen sich fehlende oder knappe Bestände schnell erkennen.
Darüber hinaus empfiehlt sich die Entnahme nach dem FIFO-Prinzip (First in – First out). Dabei werden die ältesten Materialien zuerst verwendet. Neue Lieferungen werden im Regal dahinter einsortiert. Auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass Produkte ihr Verfallsdatum im Lager überschreiten.
Fazit: So schaffen Sie ein funktionierendes System
Eine gut organisierte Materialwirtschaft muss weder kompliziert noch zeitaufwendig sein. Klare Zuständigkeiten, strukturierte Lagerplätze und definierte Mindestbestände bilden die Grundlage für ein funktionierendes System.
Praxen, die ihre Materialprozesse regelmäßig überprüfen und optimieren, profitieren langfristig von geringeren Kosten, reibungsloseren Abläufen und einer höheren Versorgungssicherheit. Damit wird die Warenwirtschaft zu einem wichtigen Baustein eines modernen und wirtschaftlichen Praxismanagements.