Liquiditätsmanagement als strategischer Erfolgsfaktor
Dr. Markus HecknerLiquidität ist der Treibstoff jeder Zahnarztpraxis. Gehälter, Miete, Laborrechnungen, Leasingraten und Investitionen müssen pünktlich bezahlt werden – unabhängig davon, wann Patienten oder Kostenträger ihre Rechnungen begleichen. Im Praxisalltag liegt der Fokus verständlicherweise auf der optimalen Versorgung der Patienten. Die betriebswirtschaftliche Seite rückt dabei häufig in den Hintergrund. Vielen Praxisinhabern ist daher nicht bewusst, wie viel Kapital in offenen Forderungen gebunden ist und welche Auswirkungen dies auf die finanzielle Handlungsfähigkeit ihrer Praxis haben kann.
Dabei kann bereits eine Verkürzung der durchschnittlichen Zahlungsdauer um wenige Wochen die finanzielle Handlungsfähigkeit einer Praxis erheblich verbessern. Praxisverwaltungssysteme, digitale Rechnungsprozesse und Factoring bieten hierfür wirkungsvolle Instrumente.
Umsatz ist nicht gleich Liquidität
Eine Praxis kann wirtschaftlich erfolgreich sein und dennoch unter Liquiditätsengpässen leiden. Ein Grund dafür ist der zeitliche Abstand zwischen Leistungserbringung, Abrechnung und Zahlungseingang. Solange eine Forderung noch nicht beglichen ist, steht der entsprechende Betrag der Praxis nicht als liquide Mittel zur Verfügung.
Welche Größenordnung dabei relevant sein kann, zeigen die betriebswirtschaftlichen Daten des KZBV-Jahrbuchs 2025. Für das Betriebsjahr 2023 weist das Zahnärzte-Praxis-Panel durchschnittliche Gesamteinnahmen von 677.900 Euro je Praxisinhaber aus. Das entspricht rechnerisch rund 56.500 Euro pro Monat.
Zur Veranschaulichung: Unterstellt man vereinfachend, dass das entsprechende Abrechnungsvolumen gleichmäßig über das Jahr anfällt und Forderungen im Durchschnitt 30 Tage bis zum Zahlungseingang offenstehen, entspricht dies rechnerisch etwa einem Monatsvolumen von 56.500 Euro.
Die Modellrechnung zeigt: Schon vergleichsweise kurze Zeitspannen zwischen Abrechnung und Zahlungseingang können erhebliche Beträge binden. Wie hoch der tatsächliche offene Forderungsbestand einer Praxis ist, hängt jedoch unter anderem von ihrem Abrechnungsmix und den jeweiligen Zahlungswegen und -fristen ab.
Die schlechte Nachricht:
Verlängert sich die Forderungslaufzeit über die 30 Tage hinaus – beispielsweise auf 45 oder 60 Tage –, steigt der gebundene Forderungsbestand entsprechend an. Dieses Kapital steht der Praxis bis zum Zahlungseingang weder für Investitionen, Personalmaßnahmen, den Ausbau der Praxis noch als Liquiditätsreserve zur Verfügung.
Die gute Nachricht
Schon eine Verkürzung der Forderungslaufzeit um wenige Tage kann die Liquidität spürbar verbessern. Das schafft zusätzlichen finanziellen Spielraum, erhöht die Planungssicherheit und stärkt die wirtschaftliche Handlungsfähigkeit der Praxis – ganz ohne einen einzigen zusätzlichen Patienten zu behandeln.
Welche finanziellen Auswirkungen hat ein dauerhaft zusätzlicher Monat bis zum Zahlungseingang?
Nehmen wir an, eine um 30 Tage längere Forderungslaufzeit führt dauerhaft zu einem zusätzlichen Liquiditätsbedarf von rund 56.500 Euro. Muss dieser Betrag über einen Kredit finanziert werden, entstehen dafür laufende Finanzierungskosten.
Bei einem Betriebsmittelkredit mit einem Zinssatz von 5 % p. a. entstehen jährliche Finanzierungskosten von:
56.500 € x 5 % = 2.825 Euro pro Jahr.
Muss stattdessen der Kontokorrentkredit des Geschäftskontos mit einem Zinssatz von 10% p. a. in Anspruch genommen werden, belaufen sich die Finanzierungskosten auf:
56.500 € x 10 % = 5.650 Euro pro Jahr.
Wichtig: Die genannten Jahresbeträge setzen voraus, dass der zusätzliche Finanzierungsbedarf von 56.500 Euro dauerhaft besteht. Wird der Betrag lediglich einen Monat lang finanziert, liegen die reinen Zinskosten rechnerisch bei rund 235 Euro (5 %) beziehungsweise 471 Euro (10 %).
Dabei handelt es sich ausschließlich um die Finanzierungskosten. Hinzu kommen häufig weitere, oft unterschätzte Belastungen, beispielsweise durch:
Personalaufwand für Rechnungs- und Forderungsmanagement
Mahnwesen und Zahlungsüberwachung
Forderungsausfälle
zusätzlichen Verwaltungsaufwand sowie
entgangene Investitions- und Ertragsmöglichkeiten, weil gebundene Liquidität nicht anderweitig eingesetzt werden kann.
Versteckte Kosten
Die Kosten des praxiseigenen Forderungsmanagements werden häufig unterschätzt. Viele Praxisinhaber denken dabei zunächst an Porto, Papierverbrauch und Tonerkosten oder Bankgebühren. Tatsächlich entfällt der größte Kostenblock meist auf den personellen Aufwand.
Selbst in einer gut organisierten Zahnarztpraxis fallen täglich zahlreiche Tätigkeiten an, beispielsweise:
Prüfung und Freigabe von Rechnungen
Kontrolle und Verbuchung von Zahlungseingängen
Bearbeitung von Rückfragen von Patienten oder Kostenträgern
Erstellung und Nachverfolgung von Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Klärung von Differenzen sowie Abstimmung mit Abrechnungsdienstleistern oder Factoringunternehmen.
Wie stark sich dieser Aufwand summiert, zeigt eine einfache Bandbreite:
30 Minuten pro Arbeitstag × 220 Arbeitstage × 45 Euro = 4.950 Euro pro Jahr
60 Minuten pro Arbeitstag × 220 Arbeitstage × 45 Euro = 9.900 Euro pro Jahr
90 Minuten pro Arbeitstag × 220 Arbeitstage × 45 Euro = 14.850 Euro pro Jahr
Dabei sind kalkulatorische Personalkosten inklusive Lohnnebenkosten, Arbeitsplatzkosten und Gemeinkosten von 45 Euro je Stunde unterstellt. Die tatsächlichen Kosten hängen von der jeweiligen Praxisorganisation und Personalstruktur ab.
Hinzu kommen weitere Kosten, beispielsweise für:
Porto und Druck (soweit noch papiergebunden gearbeitet wird)
Bank- und Zahlungsverkehr
Verwaltungssoftware
Forderungsausfälle
Finanzierung gebundener Liquidität sowie
organisatorischen Aufwand
Erst die Gesamtschau aller direkten und indirekten Kosten zeigt, welchen wirtschaftlichen Aufwand das Forderungs-management tatsächlich verursacht. Moderne digitale Prozesse können diese Aufwände reduzieren und gleichzeitig den Zahlungseingang beschleunigen.
Liquiditäts-Check für die eigene Praxis
Beantworten Sie die folgenden Fragen:
Kennen Sie Ihre durchschnittliche Forderungslaufzeit?
Wissen Sie jederzeit, wie hoch Ihre offenen Forderungen sind?
Werden Rechnungen spätestens innerhalb von 24 Stunden erstellt?
Erfolgt der Rechnungsversand digital?
Werden Zahlungseingänge automatisch verbucht?
Ist Ihr Mahnwesen automatisiert?
Kennen Sie die tatsächlichen Personalkosten Ihres Forderungsmanagements?
Haben Sie berechnet, ob Factoring wirtschaftlich sinnvoll wäre?
Kennen Sie den Anteil Ihrer Forderungen, die älter als 60 Tage sind?
Wer mehrere dieser Fragen mit „Nein“ beantwortet, sollte seine Prozesse kritisch überprüfen. Häufig lassen sich bereits mit organisatorischen Maßnahmen erhebliche Verbesserungen erzielen.
Digitalisierung beschleunigt den Zahlungseingang
Moderne Praxisverwaltungssysteme ermöglichen heute einen weitgehend digitalen Rechnungsprozess.
Dazu gehören beispielsweise:
automatische Übernahme der Leistungsdaten
elektronische Rechnungserstellung
digitaler Rechnungsversand
automatischer Zahlungseingangsabgleich
digitales Mahnwesen
elektronische Archivierung
betriebswirtschaftliche Auswertungen in Echtzeit
Jeder vermiedene Medienbruch kann Zeit sparen und Fehlerquellen reduzieren.
Praxisbeispiel: Schon zehn Tage machen einen Unterschied
Ausgehend von den durchschnittlichen Einnahmen des KZBV-Jahrbuchs 2025 ergibt sich bei einem rechnerischen Monatsvolumen von 56.500 Euro folgendes Beispiel:
Bei einer Forderungslaufzeit von 30 Tagen: 56.500 Euro × 30 ÷ 30 = 56.500 Euro Forderungsbestand
Nach einer Verkürzung auf 20 Tage: 56.500 Euro × 20 ÷ 30 = 37.667 Euro Forderungsbestand
Ergebnis: Die Praxis verfügt rechnerisch über rund 18.800 Euro zusätzliche Liquidität – allein durch eine um zehn Tage kürzere Forderungslaufzeit. Dafür musste weder ein zusätzlicher Patient behandelt noch eine zusätzliche Leistung erbracht werden. Das bereits erwirtschaftete Honorar steht der Praxis lediglich früher zur Verfügung und kann z.B. für Investitionen oder als Liquiditätsreserve genutzt werden.
Eigenes Forderungsmanagement oder Factoring?
Factoring wird häufig ausschließlich anhand der Factoringgebühr bewertet. Diese Betrachtung greift jedoch zu kurz. Für eine fundierte wirtschaftliche Entscheidung sollten sämtliche direkten und indirekten Kosten des eigenen Forderungsmanagements berücksichtigt werden.
Hierzu zählen insbesondere:
Personalkosten für Rechnungsstellung, Zahlungseingangsprüfung und Mahnwesen
Kosten für Porto, Druck und Zahlungsverkehr
Software- und Administrationskosten
Finanzierungskosten aufgrund gebundener Liquidität
Forderungsausfälle sowie
der organisatorische Aufwand für Rückfragen und Zahlungsüberwachung.
Demgegenüber übernimmt ein Factoring-Unternehmen – abhängig vom gewählten Leistungsumfang – beispielsweise:
den Rechnungsversand
die Überwachung der Zahlungseingänge
das Mahnwesen
die Verbuchung der Zahlungseingänge sowie
je nach Vertragsmodell auch das Ausfallrisiko (Delkredereschutz).
Ob Factoring wirtschaftlich sinnvoll ist, lässt sich daher nicht pauschal beantworten. Entscheidend ist der Vergleich der Gesamtkosten des eigenen Forderungsmanagements mit den Kosten und Leistungen des jeweiligen Factoring-Anbieters.
Die wichtigsten Kennzahlen
Für ein professionelles Liquiditäts-management sollten Praxisinhaber insbesondere folgende Kennzahlen regelmäßig beobachten:
Quote pünktlicher Zahlungseingänge bzw. Anteil der Forderungen >30 Tage
durchschnittliche Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding)
offene Forderungen nach Altersstruktur
Mahnquote
Zahlungsausfallquote
Liquiditätsreserve
monatlicher Cashflow
durchschnittlicher Zahlungseingang je Rechnungsart
Diese Kennzahlen liefern frühzeitig Hinweise auf Optimierungspotenziale und erleichtern die betriebswirtschaftliche Steuerung
So lässt sich der Vergleich für die eigene Praxis rechnen
Für eine belastbare Entscheidung sollten Praxisinhaber auf beiden Seiten dieselbe Bezugsgröße – beispielsweise das jährliche privat abzurechnende Rechnungsvolumen – zugrunde legen. Auf der Seite der Eigenregie werden Personalkosten, Porto und Software, Finanzierungskosten und tatsächliche Forderungsausfälle addiert. Diesen Gesamtkosten werden die konkrete Factoringgebühr und gegebenenfalls weitere vertragliche Kosten gegenübergestellt.
Beispielhafte Rechenlogik:
Bei 500.000 Euro privat abzurechnendem Jahresvolumen entspräche eine Factoringgebühr von 2 % zunächst 10.000 Euro pro Jahr. Diesem Betrag dürfen jedoch nicht nur Porto- oder Softwarekosten gegenübergestellt werden, sondern die vollständigen internen Kosten des Forderungsmanagements. Erst dieser Vergleich zeigt, welche Variante wirtschaftlich günstiger ist. Die 2 % dienen hier ausschließlich als Rechenbeispiel; maßgeblich sind die Konditionen des jeweiligen Anbieters.
Neben den reinen Kosten sollten dabei auch qualitative Aspekte berücksichtigt werden, beispielsweise die schnellere Verfügbarkeit von Liquidität, die Entlastung des Praxisteams, die höhere Planungssicherheit und die Möglichkeit, personelle Ressourcen stärker für patientennahe Aufgaben einzusetzen.
Handlungsempfehlung: Eine Wirtschaftlichkeitsberechnung sollte regelmäßig erfolgen, insbesondere wenn sich Praxisgröße, Privatleistungsanteil oder Personalkosten verändern.
Drei Sofortmaßnahmen zur Verbesserung der Liquidität
Rechnungen spätestens am Behandlungstag oder Folgetag erstellen.
Offene Forderungen älter als 30 Tage regelmäßig auswerten.
Die Gesamtkosten des eigenen Forderungsmanagements mindestens einmal jährlich mit alternativen Abwicklungsmodellen vergleichen.
Fazit
Digitales Rechnungsmanagement ist weit mehr als die elektronische Erstellung einer Rechnung. Es ist ein wesentlicher Bestandteil eines modernen Liquiditätsmanagements und trägt dazu bei, gebundenes Kapital zu reduzieren, Verwaltungsaufwand zu senken und die finanzielle Stabilität einer Praxis zu erhöhen.
Bereits eine Verkürzung der durchschnittlichen Forderungslaufzeit um wenige Wochen kann Liquidität in erheblicher Höhe freisetzen.
Moderne Praxissoftware kann diesen Prozess durch digitale Workflows, Kennzahlen und transparente Verwaltungsprozesse unterstützen. Factoring kann – abhängig von Praxisgröße, Leistungsstruktur und Verwaltungsaufwand – ein sinnvoller Baustein sein, ersetzt jedoch nicht die betriebswirtschaftliche Analyse der eigenen Abläufe. Letztlich gilt: Liquidität entsteht nicht erst durch höhere Umsätze, sondern auch durch einen schnelleren Zahlungseingang. Wer sein Rechnungs- und Forderungsmanagement konsequent organisiert und sinnvoll digitalisiert, kann die finanzielle Stabilität seiner Praxis verbessern, Verwaltungsaufwand reduzieren und unternehmerischen Handlungsspielraum gewinnen.