So werden Besprechungen zum Motor der Praxisentwicklung
Daniela LorbachEndlose Meetings ohne Ergebnis? Das muss nicht sein! Richtig gestaltet, können Teammeetings zum Motor der Praxisentwicklung werden: als Ort für Austausch, Ideenfindung und klare Vereinbarungen. Mit einer guten Meeting-Kultur, festen Regeln und aktiver Mitarbeit aller Beteiligten lassen sich Abläufe verbessern, Herausforderungen gemeinsam lösen und das Team nachhaltig stärken.
Hand aufs Herz – wer hat es schon einmal miterlebt? Gefühlt endlose Teammeetings, in denen viel geredet, aber nichts vereinbart wird. Ohne Meeting-Kultur und ohne klare Struktur und ohne sichtbaren Output sitzen die Mitarbeitenden ihre Zeit ab, verstehen weder Sinn noch Zweck – und warten nur darauf, endlich wieder an die Arbeit zu gehen.
Doch wie können Teammeetings besser werden?
Wie funktionieren Meetings, die echten Mehrwert bringen, in denen Mitarbeitende aktiv mitgestalten und gemeinsam an Abläufen sowie aktuellen Herausforderungen der Praxis arbeiten? Genau dafür sind die – übrigens nach G-BA-Richtlinien vorgeschriebenen – regelmäßigen Teammeetings da.
Grundregeln einer guten Meeting-Kultur
Pünktlicher Beginn.
Ein Protokoll wird erstellt und anschließend an alle verteilt (der Protokollant wird festgelegt oder im Team rotiert).
Alle hören einander zu und gehen respektvoll miteinander um.
Ein Moderator führt durch das Meeting und achtet darauf, dass die Themen im Fokus bleiben.
Lieber kurze, regelmäßige Meetings als seltene, endlose Sitzungen.
So läuft ein effektives Meeting ab
Aktuelle Themen und Herausforderungen werden offen angesprochen. Gemeinsam wird unter aktiver Beteiligung der Mitarbeitenden nach Lösungen gesucht. Besonders wichtig ist dabei die Rolle des Moderators, der gezielt die richtigen Personen einbindet. Oft braucht es ein paar Treffen, bis das Eis gebrochen ist – doch die Erfahrung zeigt: Es entstehen großartige Ideen. Ebenso entscheidend ist, Hintergründe zu erklären und Zusammenhänge aufzuzeigen. So wächst das Verständnis für die Themen, und die Motivation zur Mitarbeit steigt. Ein Beispiel: Bei Problemen in der Instrumentenaufbereitung können die beteiligten Mitarbeitenden meist sofort Vorschläge zur Optimierung machen. Aber auch alle anderen sind gefragt – Brainstorming ist im Qualitätsmanagement eine bewährte Methode.
Vom Problem zur Lösung: So können Sie Maßnahmen umsetzen
Werden Maßnahmen vereinbart, gilt es sofort festzulegen:
Wer ist verantwortlich?
Bis wann erfolgt die Umsetzung?
Wie genau soll sie aussehen?
In den folgenden Meetings werden die Ergebnisse überprüft. Tauchen Schwierigkeiten auf, werden sie gemeinsam besprochen und Lösungen angepasst. Hilfreich ist auch ein visuelles „Meeting-Board“, das Maßnahmen und Umsetzungsstatus für alle sichtbar macht.
Und nicht zu vergessen: Erfolge müssen gefeiert werden! Werden Maßnahmen erfolgreich umgesetzt, sollte dies im nächsten Meeting gewürdigt werden – das stärkt den Zusammenhalt und fördert die Motivation im Team.
Fazit: Meetings als echter Gewinn
Nutzen Sie die Chance, Teammeetings effektiv zu gestalten. Sie sind ein kraftvolles Instrument, um Abläufe zu optimieren, die Kommunikation zu verbessern und den Teamgeist zu stärken. So wird aus vermeintlich verlorener Zeit ein echter Gewinn – für Ihre Mitarbeitenden und Ihre PatientInnen.